4.1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется ответственным лицом за ведение делопроизводства в день поступления в журнале регистрации входящих документов (приложение 10), в журнале регистрации предложении, заявлении, жалоб граждан (приложение 11).
Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются руководителю.
4.2. При вскрытии поступивших конвертов с корреспонденцией проверяются правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью "Лично" не вскрываются, а передаются по назначению.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения документа.
О недостаче или повреждении документа или приложения к нему сообщается отправителю.
Документы, поступившие не по адресу пересылаются по принадлежности.
Документы, которые вследствие неправильного оформления не могут быть использованы, возвращаются отправителю с указанием причин, почему документ не был принят к исполнению.
4.3. Отметка о поступлении документа (штамп регистрации) проставляется на нижнем поле первого листа справа.
4.4. Документы, поступившие из вышестоящих организации регистрируются все без исключения. Регистрации подлежат и те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.
4.5. Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащие регистрации. Перечень утверждается руководителем организации.
На документах, не подлежащих регистрации, указывается дата поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции (приложение 12).
4.6. Зарегистрированные документы передаются руководителю учреждения для принятия необходимых мер по их исполнению.
Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день получения.
При передаче документа лицу, ответственному за их исполнение, в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов, журнала регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан делается отметка с указанием, кому и когда этот документ передан для исполнения.
4.7. Перед регистрацией и отправкой исходящих документов проверяется правильность их оформления (согласно разделу 2 настоящей Инструкции).
Затем документам присваиваются исходящие номера. (Приложение 13).
Первые экземпляры исходящих документов за подписью руководителя или его заместителей формируются в соответствующие дела в организации, а последующие экземпляры направляются по адресатам.
4.8. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства, за регистрацию документов осуществляет сводный учет объема документооборота организации.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за соответствующий отрезок времени (год, квартал, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализа различных аспектов управленческой деятельности.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Входящие и исходящие документы подсчитываются отдельно.