5.2.1. Организация контроля за исполнением документов строится на базе регистрационных данных и должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
5.2.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы .
По указанию руководства организации на контроль может быть поставлен любой документ, устное поручение, задание.
5.2.3. Контроль за исполнением документов осуществляются следующими операциями:
- постановкой документа на контроль руководством организации или структурным подразделением: определением срока исполнения документа; составлением контрольных карточек; формированием картотеки контролируемых документов.
5.2.4. Контроль исполнения документов осуществляется до истечения их срока и обеспечивает своевременное исполнение документа.
Картотека контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов.
Контролер фиксирует данные о ходе исполнения в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом ранее сделанные записи не зачеркиваются.
5.2.5. После исполнения документы снимаются с контроля. Документ снимает с контроля то должностное лицо, которое поставило его на контроль. Произведенная на Документе отметка об исполнении документа и направлении его в дело означает, что работа над документом завершена и документ снят с контроля (п.2.14 настоящей Инструкции).
5.2.6. Контроль за исполнением документов и поручений может осуществляться указанным выше способом или при помощи автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД), с применением средств вычислительной техники.