6.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.2. При формировании дел необходимо строго соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- помещать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
- каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей инструкции, т.е. должен содержать подпись, дату, номер, отметку об исполнителе, заверительную подпись, отметку "В дело..." и т.п.; неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
- в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела; документы учебных заведений; истории болезней.
- Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40- мм толщины).
6.2.3. Приложения, независимо от даты их составления формируются вместе с документом, к которому они относятся.
6.2.4. Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.
6.2.5. Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.
6.2.6. Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
6.2.7. Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1998 г., составленный в 1999 г., необходимо поместить в дело за 1998 г.; план на 1999 г., составленный в 1998 г., помещается в дело за 1999 г.
Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.
6.2.8. В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса, в хронологическом порядке. Сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дел за предыдущий год.