7.1. Экспертиза ценности документов - это определение их политического, народнохозяйственного, социально - культурного и иного значения в целях установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение и к уничтожению.
7.2. В соответствии с положением об Архивном фонде Российской Федерации научно-методическое руководство -экспертизой ценности документов и организацию ее проведения должна осуществлять созданная в каждой организации постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях ЭК создаются и в структурных подразделениях.
В своей работе экспертные комиссии руководствуются "Положением об Архивном фонде Российской Федерации"; нормативно-методическими документами, утвержденными Государственной архивной службой России, типовыми и отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, а также инструкциями по делопроизводству и Положением об ЭК организации (Положение прилагается).
7.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками делопроизводственных служб совместно с ЭК организации.
7.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел на предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов.
На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. В случае отсутствия подлинников документов на хранение должны отбираться их заверенные копии, при этом должны быть приняты меры к розыску подлинных документов.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов.
7.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи документов постоянного (приложение 15), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 16), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 17).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения по согласованию с архивом организации передаются в архив организации по номенклатурам дел. В номенклатуру дел вносятся необходимые отметки и составляется итоговая запись о количестве дел, передаваемых архив.
7.6. Отбор документов и дел на уничтожение и составление на них акта производится только после составления описей на дела постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК организации одновременно. Согласованные (одобренные) ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожить дела с истекшими сроками хранения, включенные в данные акты. Запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей на документы постоянного срока хранения и по личному составу.
7.7. В организациях, не сдающих документы на государственное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится после утверждения ЭК вышестоящей организации описей дел по личному составу и рассмотрения акта о выделении документов и дел к уничтожению за тот же период в установленном порядке.
Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и Документы временного (свыше 10 лет) хранения, обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с действующим законодательством и существующими правилами
7.8. Документы и дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущею года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть уничтожены с 1 января 1999 г с пятилетним сроком хранения - с 1 января 2001 г.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации.
Уничтожение включенных в акт документов производится после утверждения описей на дела постоянного хранения за соответствующий период времени. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей на документы постоянного срока хранения и по личному составу запрещается.
Уничтожение любых служебных документов сотрудниками организаций, а также сжигание документов, категорически запрещается.
7.9. Лица, виновные в хищении, порче или незаконном уничтожении документов постоянного хранения и по личному составу, привлекаются к ответственности в установленном порядке.