8.1.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
8.1.2. Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела по номенклатуре.
8.1.3. Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние - в конце дела) и подшиты в четыре протокола в твердую обложку или переплеты. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверитсльными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.
8.1.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
8.1.5. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение 18). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).
8.1.6. Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 (приложение 19).
На обложках дел постоянного и временного сроков хранения указываются:
- полное наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела по номенклатуре дел;
- номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
- дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата самого раннею Документа, а датой окончания - дата самого позднего документа);
- количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.
8.1.7. По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения;
- если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название этого структурного подразделения;
- в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера и крайние даты, копийность документов; для переписки, сформированной" дело из несколько томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п.. каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);
- если в деле имеются документы приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за ... годы";
- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
- при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи.
8.1.8. Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивными учреждениями округа.