6.1.1.Документы после их исполнения группируются в дела. Дело - совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенный в отдельную обложку.
6.1.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, а также определения сроков их хранения, в каждой организации ежегодно должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.3. Номенклатура дел учреждения разрабатывается ответственным за эту работу лицом с участием членов экспертной комиссии и квалифицированных специалистов, хорошо знающих состав документов.
Схема номенклатуры дел организации должна соответствовать утвержденной структуре организации.
При составлении номенклатуры дел используются: положения об организации и ее структурных подразделениях, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов со сроками их хранения, номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, справочные картотеки.
6.1.4. Номенклатура дел организации оформляется по установленной форме (приложение 14).
В первой графе проставляются индексы дел. Каждое дело должно иметь определенный индекс.
Индекс дела состоит из установленного в организации буквенного или цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Содержание документов в деле должно строго соответствовать наименованию дела в номенклатуре.
В третьей графе проставляются количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года.
В четвертой графе проставляются сроки хранения дел.
В пятой графе "Примечание" в течение срока действия номенклатуры своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив организации, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое подразделение.
6.1.5. Номенклатура дел состоит из разделов. Разделами номенклатуры являются названия структурных подразделений и располагаются они в соответствии с утвержденной структурой организации.
6.1.6. В пределах каждого раздела номенклатуры дела располагаются по степени их важности - приказы, указания, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.д.
6.1.7. Заголовок дела состоит из названия вида дела (переписка, документы к совещаниям у руководителя организации и т.д.) или вида документов (приказы, протоколы, акты и др.), их содержания, а также других данных, уточняющих содержание Дела (авторах документов, корреспондентах, датах событий, подлинности или копийности документов и т.п.).
В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по каким вопросам ведется переписка. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких, как "Общая переписка", "Справочные материалы", "Дело для документов служебного пользования", "Снабжение" и т.п., а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов, быть кратким и конкретным.
В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы (отчеты).
6.1.8. В номенклатуру дел должна быть включена вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все картотеки. Дела, образованные в течение календарного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и т.д.
6.1.9. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся изменения и уточнения: сведения о заведении дел, о включении новых дел, сведения об изменении сроков хранения и т.д. По окончании года вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел (томов) постоянного, долговременного и временного хранения, а также переходящих на следующий год и с отметкой "ЭПК".
6.1.10. Составленная номенклатура дел визируется начальниками структурных подразделений, утверждается руководителем организации, а затем согласовывается с государственным архивом.
6.1.11. Номенклатура дел подлежит пересоставлению, утверждению руководством и новому согласованию с архивными учреждениями (независимо от срока ее согласования) в случаях изменения функций и структуры организации, а также при заведении большого количества дополнительных дел.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается и утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.