8.2.1. По окончании календарного года проводится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел (приложение).
8.2.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения,
8.2.3. Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, то есть дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуре, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.
Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.
8.2.4. В опись вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.
Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер.
8.2.5. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, подписывается председателем ЭК, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение ЭПК архивного учреждения. (Приложение 20).
8.2.6. Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей Документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЭК организации. После согласования описи ЭК, она утверждается руководителем организации и представляется на Утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.
8.2.7. Годовые разделы описей на дела долговременного хранения, а также описей на Дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное Хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений и представляются на рассмотрение ЭК организации. После согласования описей ЭК они утверждаются руководителем организации и представляются на утверждение ЭК вышестоящей организации в том случае, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации.
8.2.8. Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.
8.2.9. Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделений, ответственным за делопроизводство.