8.3.1. Дела с момента заведения их до сдачи в архив хранятся в специально отведенных закрывающихся помещениях или закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
8.3.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
8.3.3. В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписка в получении и приеме дела (документа).
8.3.4. Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производится только с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).
8.3.5. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации подлинных личных документов о гражданском состоянии (метрических выписок, свидетельств органов ЗАГС), об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами,
На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
8.3.6. Лицо, ответственное за архив организации контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
(Типовое положение об архиве организации прилагается).