5.1.1. Результаты рассмотрения входящих документов руководством отражаются в резолюциях (см. пункт 2.12 настоящей Инструкции). В них содержатся указания по исполнению документов.
5.1.2. Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за организацию исполнения, и оно должно в кратчайший срок поставить в известность об этом поручении остальных должностных лиц, перечисленных в резолюции, и определить меру их участия в исполнении поручения. Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения несут все перечисленные в резолюции должностные лица.
5.1.3. Руководители организаций и их структурных подразделений обязаны:
- рассматривать все поступившие документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день их поступления;
- документы, содержащие срочные поручения, рассматривать немедленно и сразу же направлять непосредственному исполнителю:
- документы, присланные для согласования, рассматривать в первую очередь;
Поручения по входящим документам должны исполняться в установленный срок. В течение установленного срока исполнения вопрос, поставленный в документе, должен быть решен и оформлен документально.
5.1.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству организации или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает Документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, Исполнитель готовит список на рассылку, а после размножения - разметку по адресам.
5.1.5. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока. Установленного организацией, направившей документ.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
5.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты подписания поручения руководством организации.
5.1.7. Документы с материалами к ним в период исполнения находятся у исполнителя в папке "На исполнении".
Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за не использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов, за направление в дело неисполненных документов, за утрату документа.
5.1.8. Документ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные или устные указания, а ответ (когда требуется по содержанию документа) сообщен автору документа.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.1.9. При завершении работы по исполнению входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело согласно пункту 2.14 настоящей Инструкции.