Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Нижегородской области и их структурных подразделениях
(в ред. постановления Правительства области от 13.08.2019 № 569)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии c Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.4. Организация делопроизводства в Правительстве Нижегородской области (далее - Правительство) осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденного постановлением Правительства Нижегородской области от 6 июля 2018 г. № 493 (далее - Регламент СЭДО), с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве осуществляется управлением документационного обеспечения и контроля управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области (далее - Управление ДОУ, Управление делами).
1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.
1.7. Методические документы Управления ДОУ по вопросам организации и совершенствования документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области, а также документы об устранении выявленных нарушений в делопроизводстве органов исполнительной власти Нижегородской области обязательны для исполнения в органах исполнительной власти Нижегородской области.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.
Руководители органов исполнительной власти назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении № 8 к настоящей инструкции.
1.9. Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.
1.10. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.
Информация, содержащаяся в документах Правительства, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.11. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;