Примерный перечень
функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение
делопроизводства
1. Получение и учет поступившей корреспонденции, регистрация в СЭДО, а также учет поступивших документов, не подлежащих регистрации.
2. Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.
3. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
5. Проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).
6. Передача документов на подпись руководству.
7. Контроль за прохождением документов.
8. Учет и регистрация служебных записок, проверка правильности их оформления.
9. Получение, учет и передача на исполнение, на подпись руководству, а также для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.
10. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.
11. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).
12. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся на хранении.
13. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.
14. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.
15. Ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами и поступившими информационными материалами.
16. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
17. Оформление для заверения копий документов, подлинники которых находятся на хранении в данном ОИВ НО.
18. Получение и учет бланков документов с изображением герба Нижегородской области, используемых для подготовки документов, выдача их исполнителям, учет испорченных бланков.
19. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты.
20. Копирование документов по указанию руководства.