ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 июля 2018 года № 493
О переходе на работу в системе электронного
документооборота с использованием
электронной подписи
В целях оптимизации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и внедрения в работу электронного документооборота Правительство Нижегородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в органах исполнительной власти Нижегородской области.
2. Управлению делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области с 9 июля 2018 года начать работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи.
3. Органам исполнительной власти Нижегородской области организовать работу по поэтапному переходу на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи.
До момента подключения к системе электронного документооборота с использованием электронной подписи работу по приему документов из системы электронного документооборота осуществлять на выделенном рабочем месте в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 928*, и Регламентом Правительства Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 11 декабря 2009 года № 920.
_______________________________________________
*Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "от 12 октября 2011 года № 828. - Примечание администратора БД.
4. Министерству информационных технологий и связи Нижегородской области обеспечить техническую поддержку процесса внедрения электронного документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области.
5. Управлению делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области обеспечить методологическую поддержку процесса внедрения.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области.
7. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.
Врио Губернатора Г.С.Никитин
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 6 июля 2018 года № 493
Регламент
электронного документооборота с использованием электронной подписи
в органах исполнительной власти Нижегородской области
(далее - Регламент)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее - СЭДО) в органах исполнительной власти Нижегородской области при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, последовательность их согласования и отправки, подписания и электронной отправки, а также описание функций по применению электронной подписи (далее - ЭП).
1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми органами исполнительной власти Нижегородской области, являющимися участниками электронного документооборота, обеспеченными ЭП.
1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.
1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;
владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - ОИВ НО);
документооборот - движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в указанный адрес;
ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенных для создания электронной подписи;
ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанных с ключом электронной подписи и предназначенных для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);
носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.
подписант - должностное лицо, имеющее право подписи;
подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа;
пользователи - сотрудники ОИВ НО, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), подготовку проектов резолюций (помощник), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);
прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники ОИВ НО, ответственные за ведение делопроизводства);
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
1.5. В ОИВ НО создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
1.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
1.7. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, юридически значимым, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
1.8. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.
Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.
1.9. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - защищенных электронных носителей ключевой информации.
1.10. Право подписи электронных документов с использованием ЭП имеют Губернатор Нижегородской области, Председатель Правительства (далее - Губернатор), Вице-губернатор, первый заместитель Председателя Правительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор), заместители Губернатора, заместители Председателя Правительства Нижегородской области (далее - заместители Губернатора), управляющий делами Правительства Нижегородской области (далее - управляющий делами), заместители управляющего делами (далее - заместители управляющего делами), директор департамента государственной гражданской и муниципальной службы управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области (далее - департамент УД НО), руководители ОИВ НО, должностные лица, исполняющие их обязанности.
1.11. Право согласования (визирования) электронных документов имеют все должностные лица и сотрудники ОИВ НО (по компетенции), которым установлена ЭП.
1.12. Право подписи резолюции ЭП имеют Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора, управляющий делами, заместители управляющего делами, директор департамента УД НО, руководители ОИВ НО, должностные лица, исполняющие их обязанности, сотрудники ОИВ НО.
1.13. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО.
1.14. Настоящий Регламент используется для организации работы по подписанию (согласованию, визированию) со следующими видами документов:
входящие (поступающие из сторонних организаций) документы;
исходящие (отправляемые в сторонние организаций) документы;
внутренние (создаваемые в подразделениях ОИВ НО и направляемые в подразделения ОИВ НО документы);
внутренние документы по кадровым вопросам (создаваемые в подразделениях ОИВ НО и направляемые в департамент УД НО;
поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы;
протоколы - документы информационного характера, предназначенные для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний.
1.15. Сотрудники ОИВ НО (пользователи СЭДО) обязаны ознакомиться с руководством по работе в СЭДО, иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент. Органом, ответственным за организацию обучения сотрудников ОИВ НО, является управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области (далее - УД НО).
II. Общие вопросы приема и регистрации документов
2.1. Прием и регистрация входящих документов в адрес Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, управляющего делами, директора департамента УД НО на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих по каналу межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и на официальный адрес электронной почты Губернатора doc@gubernator.kreml.nnov.ru) осуществляются централизованно отделом организации документооборота управления документационного обеспечения и контроля УД НО (далее - отдел ДОУ).
2.2. Прием и регистрация обращений граждан на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих на официальный адрес электронной почты Губернатора doc@gubernator.kreml.nnov.ru и официальный адрес приемной граждан Губернатора и Правительства управления документационного обеспечения и контроля УД НО (далее - Приемная граждан) priem@org.kreml.nnov.ru, по каналу МЭДО, на официальный сайт Правительства Нижегородской области в раздел "Приемная: Электронное письмо"), а также в устной форме, поступивших на личных приемах Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, управляющего делами, осуществляется в Приемной граждан.
2.3. Прием и регистрация служебных документов и обращений граждан, адресованных в ОИВ НО, осуществляется в соответствующих отделах ОИВ НО. Ответственность за соответствие документа, размещенного в СЭДО, документу на бумажном носителе несет сотрудник, разместивший в СЭДО этот документ.
2.4. Регистрация входящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Вх- и индексом согласно классификатору органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений, утвержденному распоряжением Губернатора Нижегородской области от 1 ноября 2005 года № 1183-р (далее - Классификатор).
Пример: Вх-001-12345/18 (входящий документ, зарегистрирован в адрес Губернатора, порядковый номер 12345, 18 - год регистрации).
2.5. Внутренние документы, поступающие в адрес Губернатора, регистрируются централизованно отделом ДОУ.
2.6. Внутренние документы, поступающие в адрес Вице-губернатора, заместителей Губернатора, управляющего делами из ОИВ НО, регистрируются в ОИВ НО, подготовившем документ. Внутренние документы, подготовленные за подписью Вице-губернатора, заместителей Губернатора, управляющего делами, заместителей управляющего делами и директора департамента УД НО регистрируются в отделе ДОУ.
2.7. Внутренние документы поступают и передаются только в электронном виде по СЭДО.
2.8. Регистрация внутренних документов, создаваемых в ОИВ НО, осуществляется в ОИВ НО, подготовившем документ, повторная регистрация в ОИВ НО - адресате не осуществляется.
Регистрация внутренних документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Сл- и индексом.
Пример: Сл-201-12345/18 (внутренний документ, подготовлен за подписью Вице-губернатора, порядковый номер 12345, 18 - год регистрации).
2.9. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, управляющего делами, заместителей управляющего делами и директора департамента УД НО на бумажном носителе (перечень документов определяется Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 828 (далее - Инструкция по делопроизводству) и в электронной форме (поступающих по СЭДО и подписанных ЭП) осуществляются централизованно отделом ДОУ.
2.10. Регистрация исходящих документов, подписанных Вице-губернатором, заместителями Губернатора, управляющим делами в ответ на обращения граждан, осуществляется в Приемной граждан.
2.11. Регистрация исходящих документов, подготовленных в ОИВ НО, осуществляется в соответствующих отделах ОИВ НО.
Регистрация исходящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Исх- и индексом по Классификатору.
Пример: Исх-001-12345/18 (исходящий документ, за подписью Губернатора, порядковый номер 12345, 18 - год регистрации).
2.12. Регистрация обращений граждан осуществляется сквозным порядковым номером заявителя с префиксами: П- обращение в письменной форме, ЭП- обращение в форме электронного документа, в т.ч. смс-сообщение, У- обращение в устной форме, ЭУ- обращение в форме аудиосообщения, ЗИ- запрос информации), НО- не обращение, индексом согласно Классификатору.
Пример: П-519-12345/18-2 (П- письменное обращение, 519- зарегистрировано в инспекции государственного строительного надзора Нижегородской области, 12345- порядковый номер заявителя в текущем году, 18 - год регистрации, 2- порядковый номер обращения заявителя в текущем году).
2.13. Регистрация поручений и протоколов осуществляется сквозными порядковыми номерами с префиксом Пр- для поручений и префиксом Прт- для протоколов в отделе ДОУ. Пример: Пр-001-12345/18 (протокол, за подписью Губернатора, порядковый номер 12345, 18 - год регистрации).
2.14. Линейка нумерации входящих, исходящих, внутренних документов, протоколов, поручений и обращений граждан обнуляется в начале каждого года.
III. Порядок регистрации входящих документов в СЭДО
