Как и в любом документе, в начале письма обязательно должна быть преамбула. В одном или нескольких предложениях адресату необходимо сообщить тему послания. После этого коротко, четко и ясно излагается суть дела (указывается причина обращения, перечисляются аргументы, которые должны убедить корреспондента в обоснованности просьбы, предложения или указания: предпринятые для решения проблемы меры, актуальность затрагиваемых вопросов, перспективность их решения, необходимость помощи, предполагаемые в случае получения поддержки позитивные изменения, необходимость софинансирования со стороны краевого и муниципального бюджета). В последнем абзаце формулируется просьба, предложение или указание. При этом, если объем письма больше трети страницы, обращение следует повторить:
Прошу Вас, уважаемый Имя Отчество, рассмотреть (оказать содействие, принять участие, довести до сведения)...
Если письмо подразумевает ответ, то оно должно обязательно содержать ссылку на запрос. В таком случае целесообразнее разместить ее в начале письма: "Рассмотрев Ваше письмо от... N... по поводу выделения средств, сообщаю, что...". В случае, если заявитель прислал для ознакомления какие-либо документы, об этом также сообщается в письме: "Рассмотрев Вашу заявку (представленные документы, материалы) по поводу..." (кратко излагается суть вопроса, с которым обратился заявитель). Если письмо содержит отказ, необходимо его обоснование ("Ввиду отсутствия технической возможности...", "К сожалению, возможности краевого бюджета не позволяют..."). В заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса, если данная проблема находится в компетенции других лиц или органов.
2.9.5. Особенности оформления писем, адресованных зарубежным корреспондентам:
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) служебные письма оформляются на бланках установленной формы и состоят из следующих частей:
наименование получателя письма;
вступительное обращение;
основной текст;
заключительная форма вежливости;
указание на приложение, если оно имеется.
При оформлении письма Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу адрес включает полное наименование официальной должности, имя и фамилию лица, которому направляется письмо. Например:
Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) | |
господину Имя Фамилия |
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если оно адресовано Министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Уважаемый господин Министр". Слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно в зависимости от местной практики и в порядке взаимности.
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";
Генеральному директору Германского фонда международного развития - "Прошу Вас, господин Имя Фамилия, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".
2.9.6. Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края подписывают документы в адрес заместителей руководителей и руководителей структурных подразделений федеральных органов власти, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов власти других субъектов Российской Федерации, кроме высших должностных лиц (руководителей высших исполнительных органов государственной власти), организаций, действующих на территории края, органов местного самоуправления.
Необходимый комплект документов:
проект письма;
запрос (в случае, если он является основанием для создания письма);
реестр рассылки (при необходимости);
используются бланки исходящего инициативного письма и бланки исходящего письма (письма-ответа) (приложение 6).
Все проекты исходящих писем первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края представляются исполнителем в двух экземплярах. На втором экземпляре письма осуществляется согласование (визирование) проекта документа. Согласование также может быть осуществлено с использованием листа согласования.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера.
Исходящие письма после подписания Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края передаются для регистрации в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края, в нерабочее время, праздничные и выходные дни - в секретариат Губернатора Алтайского края.
Вторые экземпляры документа, копии оригинала хранятся в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края.