1. Контроль исполнения документов состоит из осуществляемых департаментом документационного обеспечения Администрации края процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края.
2. Контроль включает в себя: постановку на контроль, предупредительный контроль, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, проставление отметки о предоставлении отчета-информации, снятии с контроля, направлении исполненного документа в дело, а также мониторинг состояния исполнительской дисциплины.
3. Постановка документа на контроль осуществляется, исходя из содержания текста документа, поручения и резолюции к нему.
Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию.
Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 17.01.2012 N 15 "Об утверждении порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".
4. Сроки исполнения определяются, исходя из срока, установленного в документе, либо сроков, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "срочно", - в 3-дневный срок;
без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "оперативно", - в течение 10 календарных дней;
входящие служебные документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, а в его отсутствие замещающим его лицом, - в течение 15 календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции;
документы, по которым срок исполнения не указан - в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, указанное поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
5. Документы должны исполняться в установленный для них срок. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен. Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков и предполагаемой даты исполнения, не позднее чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
6. В случаях, когда исполнение документа поручается двум или более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или обозначенное пометкой "свод" ("созыв"). Данному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности. Соисполнители документа обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их через ЕСЭД основному исполнителю. Для подготовки сводной информации по возможности устанавливается дополнительный срок (не более трех дней).
7. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется основному исполнителю, остальные получают копии. При работе с электронными документами исполнители через ЕСЭД получают мгновенный доступ к регистрационно-контрольной карточке и сканированному тексту документа.
8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в контрольном деле.
При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке САДД "Дело" ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.
9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и, в случае необходимости, направления корреспонденту ответа по существу вопроса. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.
После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе и в регистрационно-контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.
10. Департамент документационного обеспечения Администрации края периодически формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделениях Администрации края.