Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Алтайского края, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка их формирования в делопроизводстве Администрации края.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В Администрации Алтайского края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 16) и сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края (приложение 17).
Номенклатура дел структурного подразделения Администрации края составляется под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края, подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент документационного обеспечения Администрации края. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в департамент документационного обеспечения Администрации края.
Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края составляется заведующим архивом Администрации Алтайского края на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации края, при методической помощи управления Алтайского края по культуре и архивному делу.
Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края подписывается составителем, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Администрации Алтайского края, экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается Губернатором Алтайского края или заместителем Губернатора Алтайского края. Номенклатура дел согласовывается с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Администрации Алтайского края.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации края.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Алтайского края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Алтайского края цифрового обозначения структурного подразделения Администрации края и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года в Администрации края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).