5.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно для дел постоянного хранения (приложение 22); дел по личному составу (приложение 23). Для дел временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.2. В каждом структурном подразделении Администрации края описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края. По этим описям документы сдаются в архив Администрации Алтайского края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации Алтайского края, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации края.
5.3. Описи дел структурных подразделений Администрации края составляются по установленной форме (приложение 24) и представляются в архив Администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве.
5.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения Администрации края имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
5.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
5.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
5.7. Опись дел структурного подразделения Администрации края подписывается составителем, с указанием его должности, и утверждается руководителем структурного подразделения.
5.8. Опись дел структурного подразделения Администрации края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации Алтайского края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
5.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 25) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.