3.1. С момента заведения и до передачи дел в архив Администрации Алтайского края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Администрации края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Администрации края.
3.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации края на срок не более одного месяца. Соответствующая запись делается в книге учета выдачи дел во временное пользование (приложение 21).
Сторонним организациям с разрешения начальника департамента документационного обеспечения Администрации края дела выдаются на основании их письменных запросов по актам выдачи дел во временное пользование.