2.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.
В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами их оформления и подготовки к передаче в архив.
Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации края, при методической помощи заведующего архивом Администрации Алтайского края.
2.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
помещаются в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группируются документы постоянного и временного сроков хранения;
на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии, факсограммы и телефонограммы;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в нем нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности либо в их сочетании. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, помещенные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личные дела помещаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
2.4. Оформление дела, подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.
2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются реквизиты:
Администрация Алтайского края;
наименование структурного подразделения Администрации края;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.