6.1. В архив Администрации Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу, оформленные надлежащим образом. Передача документов в архив Администрации Алтайского края производится по утвержденным описям дел.
6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации Алтайского края по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.4. В период подготовки структурным подразделением Администрации края дел к передаче в архив Администрации Алтайского края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Алтайского края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Администрации края обязаны устранить.
6.5. Дела и описи сдаваемых документов передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации края с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.
Прием дел производится заведующим архивом Администрации Алтайского края в присутствии работника структурного подразделения Администрации края, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи заведующего архивом Администрации края и лица, передавшего дела).
6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации края лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Алтайского края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.