Правительство Санкт-Петербурга
АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 13 декабря 2007 года N 89-ра


Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

(с изменениями на 24 сентября 2019 года)

В соответствии с пунктом 2 распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

2. Контроль за выполнением распоряжения остается за вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
руководитель Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга
В.Н.Лобко

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга
от 13 декабря 2007 года N 89-ра

     

Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

(с изменениями на 24 сентября 2019 года)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Администрация Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет документационное обеспечение деятельности Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга.

Установленные Инструкцией требования и порядок работы с документами являются обязательными при организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы) в части, касающейся документов, направляемых Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, а также в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга.

1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на Секретариат Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Секретариат).

1.5. В Администрации Губернатора Санкт-Петербурга устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:

в отделе документационного обеспечения Секретариата осуществляется подготовка, оформление, регистрация и рассылка правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга; прием документов, поступающих в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга; регистрация документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, Аппарату Губернатора Санкт-Петербурга, Секретариату; рассмотрение документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, и направление их исполнителям по принадлежности вопросов; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;

в отделе координации и контроля Секретариата осуществляется контроль и анализ деятельности по исполнению правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга), правовых актов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

в Управлении по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Управление по работе с обращениями граждан) осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2015 года N 45-ра. - См. предыдущую редакцию)

в Юридическом комитете Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Юридический комитет) ведется работа по рассылке правовых актов, поступающих Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, в исполнительные органы, структурные подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - структурные подразделения) в соответствии с их компетенцией и иные организации (в зависимости от содержания поступающих правовых актов), а также работа по учету судебных дел;

в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.

1.6. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.7. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.8. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается в соответствии с правилами работы с документами "Для служебного пользования".

1.9. Работники Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - работники) несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, в случае утраты документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

(Абзац дополнительно включен распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 7 марта 2019 года N 7-ра)

1.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

2. Общие требования к оформлению документов

(Раздел в редакции, введенной в действие распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 7 марта 2019 года N 7-ра. - См. предыдущую редакцию)

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией. ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документа; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков; состав реквизитов бланков; схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование исполнительного органа является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, Правительство Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, Администрация Губернатора Санкт-Петербурга, должностные лица.

Если документ подготавливается совместно Администрацией Губернатора Санкт-Петербурга и иными исполнительными органами, то он составляется не на бланке. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Наименование структурного подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, его наименование указывается и располагается ниже наименования Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

2.1.5. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа используется на бланках должностных лиц и располагается под наименованием Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.1.6. Справочные данные об Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

Справочные данные об Администрации Губернатора Санкт-Петербурга включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование исполнительного органа, наименование структурного подразделения, наименование должности).

2.1.8. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять "ноль" в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов, организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.11. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не указывается, поскольку оно включено в состав наименования.

2.1.12. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.