ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30 июля 2004 года N 76-рп


Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга

(с изменениями на 13 августа 2018 года)

В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и ввести ее в действие с 01.08.2004.

(Пункт в редакции, введенной в действие распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 13 августа 2018 года N 34-рп. - См. предыдущую редакцию)

2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга до 31.12.2018 внести изменения в инструкции по делопроизводству в соответствующих исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга в соответствии с распоряжением и согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга.

(Пункт в редакции, введенной в действие распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 13 августа 2018 года N 34-рп. - См. предыдущую редакцию)

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Говорунова А.Н.

(Пункт в редакции, введенной в действие распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 24 апреля 2018 года N 23-рп. - См. предыдущую редакцию)

 Губернатор Санкт-Петербурга

      В.И.Матвиенко

Внесен в Реестр
нормативных правовых актов

6 августа 2004 года  

Регистрационный N 2111

     УТВЕРЖДЕНА
      распоряжением Правительства
      Санкт-Петербурга
      от 30 июля 2004 года N 76-рп

Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга

(с изменениями на 13 августа 2018 года)

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в исполнительных органах.

1.3. Методическое руководство исполнительными органами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга в соответствии с их компетенцией.

(Пункт в редакции, введенной в действие распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 13 августа 2018 года N 34-рп. - См. предыдущую редакцию)

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Работники исполнительных органов несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают руководителю исполнительного органа или его заместителю об утрате документов.

1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя исполнительного органа или его заместителя.

1.9-1. Разделы инструкции по прохождению документов, организации контроля разрабатываются исполнительными органами самостоятельно в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием исполнительного органа.

(Пункт дополнительно включен распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 13 августа 2018 года N 34-рп)

1.10. Пункт исключен с 10 декабря 2006 года - распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 20 ноября 2006 года N 173-рп. - См. предыдущую редакцию.

1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

(Пункт дополнительно включен с 20 января 2014 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30 декабря 2013 года N 1102)

2. Общие требования к оформлению документов

(Раздел в редакции, введенной в действие распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 13 августа 2018 года N 34-рп. - См. предыдущую редакцию)

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных органах, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование исполнительного органа является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, Правительство Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные органы, должностные лица.

Сокращенное наименование исполнительного органа приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное наименование указывается в скобках и помещается ниже полного наименования или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более исполнительными органами, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение исполнительного органа, его наименование указывается и располагается ниже наименования исполнительного органа.

2.1.5. Наименование должностного лица - автора документа

Наименование должностного лица - автора документа используется на бланках должностных лиц и располагается под наименованием исполнительного органа. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.1.6. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные об исполнительном органе включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование исполнительного органа, наименование структурного подразделения, наименование должности).

2.1.8. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.11. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования исполнительного органа.

Например: Комитет по инвестициям Санкт-Петербурга.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.12. Гриф ограничения доступа к документу