АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30 декабря 2020 года N 245-р/адм


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска

(с изменениями на 28 декабря 2023 года)

(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 07.04.2022 N 38-р/адм, от 02.12.2022 N 255-р/адм, от 28.12.2023 N 350-р/адм)

В целях обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска, в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, руководствуясь Уставом города Смоленска:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска.

2. Признать утратившими силу распоряжения Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска", от 12.02.2016 N 31-р/адм "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм", от 13.03.2017 N 51-р/адм "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм", от 12.07.2019 N 145-р/адм "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм", от 10.12.2019 N 251-р/адм "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм", от 03.03.2020 N 33-р/адм "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 29-р/адм".

3. Главам администраций районов города Смоленска, руководителям управлений, комитетов и самостоятельных отделов Администрации города Смоленска ознакомить муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к муниципальным должностям, с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Смоленска и обеспечить безусловное исполнение установленных ею требований.

4. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска разместить настоящее распоряжение на официальном сайте Администрации города Смоленска.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Смоленска.

И.о. Главы города Смоленска
А.В.ПАРХОМЕНКО

Утверждена
распоряжением
Администрации
города Смоленска
от 30.12.2020 N 245-р/адм

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 07.04.2022 N 38-р/адм, от 02.12.2022 N 255-р/адм, от 28.12.2023 N 350-р/адм)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к правилам создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче их в архивный отдел Администрации города Смоленска (далее - архивный отдел) (кроме секретного делопроизводства и документов для служебного пользования).

1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказы Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 27-р/адм "О Регламенте Администрации города Смоленска".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль сроков исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрации города Смоленска (далее - Администрация) осуществляет Управление делами Администрации (далее - Управление делами).

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее - делопроизводитель подразделения).

Права и обязанности делопроизводителя подразделения закрепляются в его должностной инструкции.

1.6. Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется:

в Управлении делами - формирование сводной номенклатуры дел иных структурных подразделений Администрации; учет, движение документов до структурного подразделения; контроль сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции за подписью Главы города Смоленска (далее - Глава города) и его заместителей, за исключением писем-ответов;

(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 02.12.2022 N 255-р/адм)

в структурных подразделениях - разработка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения; учет, движение документов до исполнителя; контроль полноты, качества и сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции, создаваемой в структурном подразделении, в том числе за подписью Главы города и его заместителей, в случае подготовки писем-ответов; формирование дел и их текущее хранение.

1.7. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя структурного подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий сторонним организациям и иным лицам допускается только с разрешения заместителя Главы города - руководителя Аппарата.

(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 28.12.2023 N 350-р/адм)

1.9. Требования Инструкции обязательны для исполнения всеми работниками Администрации.

1.10. Работники структурных подразделений за несоблюдение требований Инструкции могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В Администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов (электронные образы), полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.2. Документы, создаваемые на бумажном носителе, и электронные документы разрабатываются с использованием текстового редактора Microsoft Word for Windows шрифтом N 14 Times New Roman через один одинарный межстрочный интервал.

Документы разрабатываются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с книжной ориентацией страницы без расстановки переносов и должны иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Лист бумаги, ограниченный полями, является текстовым полем.

2.3. При наличии приложения к документу в текстовой части на него обязательно делается соответствующая ссылка.

2.4. В приложении первое(ые) слово(а) заголовка раздела печатается центрированным способом, полужирным шрифтом прописными буквами вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита (обязательного элемента оформления документа) четырьмя одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения - тремя одинарными межстрочными интервалами.

2.5. В положениях, программах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела, пункты нумеруются в пределах подраздела, подпункты нумеруются в пределах пункта.

Заголовки подразделов печатаются центрированным способом, полужирным шрифтом строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов и подразделов отделяются друг от друга и от текста двумя одинарными межстрочными интервалами.

Образец оформления и расположения заголовка, разделов, подразделов, пунктов приведен в приложении N 1.

2.6. Приложение может быть оформлено в виде таблицы.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12, а также альбомная ориентация страницы.

Приложения, оформленные с альбомной ориентацией страницы, должны иметь поля:

левое - не менее 10 мм;

правое - не менее 10 мм;

верхнее - 30 мм;

нижнее - не менее 10 мм.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа.

В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего ярусов - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы (левая графа, содержащая данные о строках таблицы) текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например: