МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 31 марта 2015 года N 526
____________________________________________________________________
Утратил силу с 17 сентября 2023 года на основании
приказа Минкультуры России от 8 августа 2023 года N 2367
____________________________________________________________________
См. Сравнительный анализ положений об организации хранения архивных документов.
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40 (ч.II), ст.5320) и постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 года N 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 31, ст.4758; N 44, ст.6272; 2012, N 6, ст.688; N 17, ст.2018; N 26, ст.3524; N 37, ст.5001; N 39, ст.5270; 2013, N 3, ст.204; N 8, ст.841; N 31, ст.4239; N 33, ст.4386; N 41, ст.5182; N 45, ст.5822; 2014, N 9, ст.909; N 30 (ч.II), ст.4305; N 40 (ч.III), ст.5426, N 48, ст.6860; 2015, N 2, ст.491; N 4, ст.664; N 9, ст.1339)
приказываю:
1. Утвердить прилагаемые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя Министра В.В.Аристархова.
Министр
В.Р.Мединский
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
7 сентября 2015 года,
регистрационный N 38830
Приложение
к приказу
Министерства культуры
Российской Федерации
от 31 марта 2015 года N 526
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
I. Общие положения
1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - настоящие Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40 (ч.II), ст.5320), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила хранения) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 года, регистрационный номер 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года N 20"), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 года, регистрационный номер 13893, "Российская газета" от 20 мая 2009 года N 89), приказом Минкультуры России от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 года, регистрационный номер 10291, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 года N 45").
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
________________
1.5. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.
II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других Архивных документов в организации
2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.
2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6-4.13 настоящих Правил.
2.4. Видами архивных фондов организации являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).
2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8. настоящих Правил.
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
2.8. Хронологическими границами архивного фонда являются:
____________
Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.
для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;
для объединенного архивного фонда организации - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;
для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
2.9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее - единица хранения).
2.10. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:
структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
2.12. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.
2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.
2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
предоставление помещения для размещения архивных документов;
обеспечение нормативных условий хранения документов;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов.
2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
В архиве организации должны быть предусмотрены:
архивохранилище;
помещение для приема, временного хранения документов;
помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);
рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.
2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
