ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 22 мая 2019 года N 71

Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

В соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.

2. Настоящий приказ вступает в силу с момента вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации о признании утратившим силу пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

27 декабря 2019 года,

регистрационный N 57023

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 22 мая 2019 года N 71

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее - Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее - государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

________________

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2018, N 53, ст.8454) (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

________________

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст.776; 2018, N 1, ст.7) (далее - Федеральный закон N 8-ФЗ).

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

________________

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст.4179; 2019, N 14, ст.1461).

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее - инструкция по делопроизводству) после ее согласования:

________________

Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19 (далее - Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14 мая 2007 г. N 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, "Российская газета" от 20 мая 2009 г. N 89).

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом - с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее - СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее - делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

________________

Федеральные законы N 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст.6217; 2018, N 1, ст.7).

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

________________

Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.

________________

Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента* Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239).     

     * Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

________________

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст.123; 2018, N 13, ст.1808).

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

________________

Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (с Изменением N 1). - М.: Стандартинформ, 2018 (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

________________

Разделы 3 "Общие требования к созданию документов", 4 "Реквизиты документа", 5 "Оформление реквизитов документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок.