Профессиональное решение
для специалистов строительной отрасли

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2019 года N 236

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения



В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н.Артизов



Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

6 февраля 2020 года,

регистрационный N 57449

     

     

УТВЕРЖДЕН
приказом Федерального
архивного агентства
от 20 декабря 2019 года N 236

     

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения


Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

________________

Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

1

2

3

4

    

1. Организация системы управления

1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности

1.

Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, конституции (уставы), законы субъектов Российской Федерации и документы к ним (постановления, доклады, заключения, аналитические справки):

(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации - Постоянно

а) по месту принятия, одобрения, подписания;

Постоянно

б) в других организациях

До минования надобности (1)

2.

Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации (постановления, распоряжения, приказы):

(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации - Постоянно

а) по месту издания, принятия;

Постоянно

б) в других организациях

До минования надобности (1)

3.

Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации (указы, постановления, распоряжения, приказы):

(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации - Постоянно

а) по месту издания, принятия;

Постоянно

б) в других организациях

До минования надобности (1)

4.

Муниципальные правовые акты (уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы):

(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации - Постоянно

а) по месту издания, принятия;

Постоянно

б) в других организациях

До минования надобности (1)

5.

Проекты законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):

(1) Проекты федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации - Постоянно

а) по месту разработки, рассмотрения;

5 лет ЭПК (1)

б) в других организациях

До минования надобности

________________
      ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия.

6.

Проекты муниципальных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

а) по месту разработки, рассмотрения;

5 лет ЭПК

б) в других организациях

До минования надобности

7.

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов

5 лет ЭПК (1)

(1) Документы по исполнению федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации - Постоянно

8.

Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные):

(1) После замены новыми

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

1 год (1)

9.

Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

До минования надобности

10.

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций

5 лет

11.

Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним

5 лет ЭПК (2)

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня

(2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

12.

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам

5 лет

13.

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов

5 лет

14.

Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации

Постоянно

    

1.2. Распорядительная деятельность

15.

Поручения (перечни поручений) и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению:

а) по месту подписания и у ответственного исполнителя;

Постоянно

б) в других организациях

5 лет ЭПК

16.

Поручения (перечни поручений) и указания государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, документы (обзоры, доклады, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению

5 лет ЭПК

17.

Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению

5 лет ЭПК

18.

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

(1) Присланные для сведения - До минования надобности

(2) Рабочих групп - 5 лет ЭПК

(3) По оперативным вопросам

а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, заседаний представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления;

Постоянно (1)

- 5 лет

(4) Бюллетени для голосования на общих собраниях владельцев ценных бумаг, участников - 5 лет, пайщиков - 15 лет

б) межведомственных комиссий по координации определенных видов деятельности, а также их рабочих групп;

Постоянно (1) (2)

в) совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации;

Постоянно (1)

г) контрольных, ревизионных органов организации;

Постоянно

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации;

Постоянно (1)

е) совещаний у руководителя организации;

Постоянно (3)

ж) собраний трудовых коллективов организации;

Постоянно

з) собраний структурных подразделений организации;

5 лет

и) общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков;

Постоянно (4)

к) собраний, сходов граждан;

Постоянно (1)

л) публичных слушаний

Постоянно (1)

19.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения - до минования надобности

(2) В организациях, не

а) по основной (профильной) деятельности;

Постоянно (1) (2)

являющихся источниками комплектования государственных или

б) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

муниципальных архивов - До ликвидации организации

20.

Проекты приказов, распоряжений; документы (докладные, служебные записки) к ним

1 год

21.

Документы (доклады, отчеты, справки, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 лет ЭПК

22.

Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, пленумов, конференций, "круглых столов", совещаний, приемов, встреч:

(1) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов - До ликвидации организации

а) по месту проведения;

Постоянно (1)

б) в других организациях

До минования надобности

23.

Документы (отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, пленумов, конференций, "круглых столов", совещаний, приемов, встреч

Постоянно (1)

(1) Переписка - 5 лет ЭПК

    

1.3. Организационные основы управления

1.3.1. Создание (ликвидация) организаций

24.

Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии с учета

До минования надобности

25.

Извещения (уведомления) страхователей о регистрации (снятия с учета) во внебюджетных фондах

До минования надобности

26.

Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации

Постоянно

27.

Документы (заявления, протоколы, уведомления, решения, акты, справки, выписки) о ликвидации организации

Постоянно

28.

Уставы, положения организации

Постоянно

29.

Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества

Постоянно

30.

Документы (правила, стандарты, протоколы, решения, реестр членов, положения, требования, сведения) о деятельности саморегулируемых организаций

До ликвидации организации

31.

Протоколы учредительных собраний организаций

Постоянно

32.

Списки участников (учредителей) организаций

Постоянно

33.

Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации

До минования надобности

34.

Положения о совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации:

(1) После замены новыми

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

3 года (1)

35.

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

До минования надобности

36.

Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия доверенности или ее отзыва

37.

Документы (протоколы, изображения и описания, заявления, уведомления, решения) о разработке и регистрации символики организации

5 лет ЭПК

38.

Структура организации, пояснительные записки к ней:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены новыми

39.

Перечни, реестры, списки подведомственных, подконтрольных организаций:

(1) После замены новыми

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

3 года (1)

40.

Штатные расписания организации, изменения к ним:

(1) В организациях, не являющихся источниками
комплектования

а) по месту утверждения;

Постоянно (1)

государственных или
муниципальных архивов -

б) в других организациях

3 года

До ликвидации организации

41.

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

До минования надобности

42.

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

50/75 лет

________________

Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации").

43.

Номенклатура должностей

5 лет (1)

(1) После утверждения новой

44.

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя организации, должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации

15 лет