АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 2 декабря 2015 года N 29-р/адм


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска

____________________________________________________________________
Утратил силу с 30.12.2020 на основании распоряжения Администрации города Смоленска от 30.12.2020 N 245-р/адм.
____________________________________________________________________

(с изменениями на 3 марта 2020 года)

(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 12.02.2016 N 31-р/адм, от 13.03.2017 N 51-р/адм, от 12.07.2019 N 145-р/адм, от 10.12.2019 N 251-р/адм, от 03.03.2020 N 33-р/адм)

В целях обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь Уставом города Смоленска:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска.

2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Смоленска от 15.02.2013 N 82-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска".

3. Обязать глав администраций районов города Смоленска, руководителей управлений, комитетов и самостоятельных отделов Администрации города Смоленска ознакомить муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к муниципальным должностям, с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Смоленска и обеспечить безусловное исполнение установленных ею требований.

4. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Главы города Смоленска Платонова Д.Л.

Глава города Смоленска
Н.Н.АЛАШЕЕВ

Утверждена
распоряжением
Администрации
города Смоленска
от 02.12.2015 N 29-р/адм

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 12.02.2016 N 31-р/адм, от 13.03.2017 N 51-р/адм, от 12.07.2019 N 145-р/адм, от 10.12.2019 N 251-р/адм, от 03.03.2020 N 33-р/адм)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Смоленска (далее - Администрация) документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", Приказы Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-СТ, и Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 27-р/адм "О Регламенте Администрации города Смоленска".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Управление делами Администрации (далее - Управление делами).

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.

1.6. Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется:

в Управлении делами - формирование сводной номенклатуры дел Администрации; учет, движение документов до структурного подразделения; контроль сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции за подписью Главы города Смоленска (далее - Глава города) и его заместителей, за исключением писем-ответов;

(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 13.03.2017 N 51-р/адм)

в структурных подразделениях Администрации - учет, движение документов до исполнителя; контроль полноты, качества и сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции, создаваемой в структурном подразделении, в том числе за подписью Главы города и его заместителей, в случае подготовки писем-ответов; формирование дел и их текущее хранение.

1.7. Работники структурных подразделений Администрации за несоблюдение требований Инструкции могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.8. На период отсутствия работника (отпуск, командировка, болезнь), а также в случае увольнения работника либо назначения на другую должность находящиеся у него на исполнении документы передаются лицу, ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении, либо другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и иным лицам допускается только с разрешения первого заместителя Главы города.

1.10. Требования Инструкции обязательны для исполнения всеми работниками Администрации.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, создаваемые в Администрации, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word for Windows шрифтом N 14 Times New Roman через один одинарный межстрочный интервал.

Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с книжной ориентацией страницы без расстановки переносов и должны иметь поля:

(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 10.12.2019 N 251-р/адм)

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Лист бумаги, ограниченный полями, является текстовым полем.

2.2. При наличии приложения к документу в текстовой части на него обязательно делается соответствующая ссылка.

2.3. В приложении первое(-ые) слово(-а) заголовка раздела печатается центрированным способом, полужирным шрифтом прописными буквами вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита (обязательного элемента оформления документа) четырьмя одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения - тремя одинарными межстрочными интервалами.

2.4. В положениях, программах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела, пункты нумеруются в пределах подраздела, подпункты нумеруются в пределах пункта.

Заголовки подразделов печатаются центрированным способом, полужирным шрифтом строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов и подразделов отделяются друг от друга и от текста двумя одинарными межстрочными интервалами. Например: