ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 сентября 2018 года N 590-ПП
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя
(с изменениями на 28 сентября 2022 года)
(в ред. Постановлений Правительства Севастополя от 26.12.2018 N 961-ПП, от 28.09.2022 N 469-ПП)
В соответствии с Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", постановлением Правительства Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП "Об утверждении Регламента Правительства Севастополя" Правительство Севастополя постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя обеспечить изучение и неукоснительное соблюдение Инструкции подчиненными работниками.
3. Признать утратившим силу постановление Правительства Севастополя от 30.12.2015 N 1333-ПП "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя".
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на исполняющего обязанности заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя Валуева С.В.
Губернатор города Севастополя
Д.В.ОВСЯННИКОВ
Утверждена
постановлением
Правительства Севастополя
от 10.09.2018 N 590-ПП
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
(в ред. Постановлений Правительства Севастополя от 26.12.2018 N 961-ПП, от 28.09.2022 N 469-ПП)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к функционированию структурных подразделений исполнительных органов государственной власти города Севастополя, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также работе лиц, ответственных за ведение делопроизводства, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Севастополя в сфере информации, документации и архивного дела, в том числе Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, требованиями ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
1.3. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и другими документами, связанными с их рассмотрением, а также документами, связанными с организацией личного приема граждан и исполнения поручений, данных в ходе личного приема граждан, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и отдельным нормативным правовым актом Правительства Севастополя.
1.6. Работа с персональными данными осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
1.7. Требования Инструкции обязательны для исполнения в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, подведомственных организациях.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
В исполнительных органах государственной власти города Севастополя могут разрабатываться правовые акты, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства и не противоречащие настоящей Инструкции.
1.8. Работа в системе электронного документооборота осуществляется с соблюдением требований Инструкции.
1.9. Методическое руководство по вопросам соблюдения требований Инструкции осуществляется Управлением секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Методическое руководство по вопросам формирования, обработки, хранения и использования документального фонда Правительства Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя осуществляется Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Обеспечение внедрения и бесперебойной эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности системы электронного документооборота осуществляется Главным управлением информатизации и связи города Севастополя.
Инструктивные материалы, письма указанных в настоящем пункте управлений по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в исполнительных органах государственной власти города Севастополя.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в исполнительных органах государственной власти города Севастополя несут их руководители.
Члены Правительства Севастополя, работники исполнительных органов государственной власти города Севастополя несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исполнительный орган государственной власти города Севастополя (исполнительный орган) - государственный орган города Севастополя, осуществляющий в пределах своей компетенции государственное управление по вопросам, отнесенным к предметам ведения города Севастополя и полномочиям города Севастополя по предметам совместного ведения Российской Федерации и города Севастополя, включенный в структуру органов исполнительной власти города Севастополя;
контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
нормативный правовой акт города Севастополя - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм;
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
правовой акт города Севастополя - решение, принятое на референдуме города Севастополя гражданами Российской Федерации, место жительства которых расположено на территории города Севастополя, официальный документ, принятый (изданный) органами государственной власти города Севастополя или должностными лицами города Севастополя, направленный на регулирование общественных отношений или реализацию предписанных правовых норм;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, регистрацию документов;
экспертиза ценности документа - изучение документа на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная регистрационная карточка документа (ЭРК) - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе (реквизитов), используемых для учета и поиска документа в СЭД;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);
