ПРАВИТЕЛЬСТВО ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2015 года N 1333-ПП
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликовано на официальном сайте Правительства Севастополя http://sevastopol.gov.ru - 11.09.2018).
____________________________________________________________________
В соответствии с Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", постановлением Правительства Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП "О Регламенте Правительства Севастополя" Правительство Севастополя постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя обеспечить изучение Инструкции работниками структурных подразделений и неукоснительное соблюдение установленного порядка работы со служебными документами.
3. Установить, что руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя несут персональную ответственность за строгое соблюдение требований Инструкции.
4. Признать утратившим силу постановление Правительства Севастополя от 27.06.2014 N 101 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя".
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя Еремеева А.А.
Губернатор
города Севастополя,
Председатель
Правительства Севастополя
С.И.МЕНЯЙЛО
Утверждена
постановлением
Правительства Севастополя
от 30.12.2015 N 1333-ПП
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Севастополя в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организацию и ведение секретного делопроизводства осуществляет Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
1.5. Требования Инструкции обязательны для исполнения в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - исполнительные органы).
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
В исполнительных органах могут разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, а также, при необходимости, инструкции по делопроизводству в исполнительном органе, не противоречащие настоящей Инструкции.
1.6. В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).
Работа СЭД должна обеспечивать соблюдение требований Инструкции.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется Управлением секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление секретариата, делопроизводства и контроля).
Методическое руководство по вопросам формирования, обработки, хранения и использования документального фонда Правительства Севастополя, исполнительных органов осуществляется Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление архивным делом в городе Севастополе).
Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности, электронного документооборота возлагается на Главное управление информатизации и связи города Севастополя.
Инструктивные материалы, письма указанных управлений по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в исполнительных органах и их структурных подразделениях.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в исполнительных органах возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений исполнительных органов обеспечивают обязательное ознакомление работников с Инструкцией.
Работники Правительства Севастополя, исполнительных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.9. Должностные регламенты и должностные инструкции работников, отвечающих за организацию работы с документами (далее - служба делопроизводства), разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются в установленном порядке.
1.10. На службу делопроизводства возлагаются следующие основные обязанности:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;
- подготовка проекта номенклатуры дел;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения - передача их в Государственное казенное учреждение Архив города Севастополя (далее - Архив);
- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в исполнительных органах (структурных подразделениях), контроль их возврата;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя исполнительного органа об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление работников с правовыми актами, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
- консультирование работников по вопросам работы с документами.
1.11. Персональные данные, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.
1.12. Передача документов, их копий, проектов правовых актов в связи со служебной необходимостью сторонним организациям допускается с разрешения руководителей исполнительных органов.
1.13. При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель исполнительного органа письменно информирует об этом факте директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, который инициирует проведение служебного расследования.
1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику службы делопроизводства или другому работнику по указанию руководителя. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях;
унифицированная форма документа; УФД: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);
юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.
