Основанием для начала административной процедуры по приему и первичной обработке письменных обращений граждан (далее – административная процедура) является обращение заявителя к руководителю правительства области или органа исполнительной власти области лично либо посредством почтовой или электронной связи.
Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются главный специалист-эксперт, ответственный за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалисты, ответственные за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области.
Письменное обращение может быть доставлено гражданином лично либо его представителем, поступить по почте, по факсу или по электронной почте.
Письменные обращения, поступившие от граждан к руководителям правительства области, принимаются главным специалистом-экспертом, ответственным за прием писем и обращений граждан в аппарате.
Письменные обращения, поступившие от граждан в органы исполнительной власти области, принимаются специалистами, ответственными за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области.
По просьбе обратившегося гражданина главным специалистом-экспертом, ответственным за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалистами, ответственными за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области, ему либо выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, номера телефона для получения информации о регистрации обращения, либо делается отметка о приеме обращения гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения.
При приеме и первичной обработке письменных обращений граждан главным специалистом-экспертом, ответственным за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалистами, ответственными за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области, производится проверка правильности адресования, оформления и доставки обращений граждан, целостности упаковки, наличия указанных вложений.
Обращения, поступившие по электронной почте, факсимильной связью, в виде электронного обращения на портал, регистрируются главным специалистом-экспертом, ответственным за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалистами, ответственными за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области, в СЭД правительства области как обращения, присланные по почте.
Обращения граждан, поступившие руководителям правительства области в ходе прямого эфира на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, регистрируются как обращения, присланные по почте.
Обращения граждан с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.
Критерием принятия решений при приеме и первичной обработке письменных обращений граждан является обращение заявителя к руководителю правительства области или в орган исполнительной власти области.
Результатом административной процедуры является принятие обращения.
Способом фиксации административной процедуры является расписка или отметка главного специалиста-эксперта, ответственного за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалиста, ответственного за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области, о приеме обращения.
3.2.3. Регистрация и аннотирование письменных обращений граждан.
Основанием для начала административной процедуры по регистрации и аннотированию письменных обращений граждан (далее – административная процедура) является прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются главный специалист-эксперт, ответственный за прием писем и обращений граждан в аппарате, специалисты, ответственные за прием писем и обращений граждан в органах исполнительной власти области.
Должностные лица, ответственные за выполнение административной процедуры:
- в верхней части первой страницы обращения проставляют регистрационный штамп с указанием присвоенного обращению регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для проставления штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке указывают фамилию и инициалы гражданина (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый либо автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от коллективов организаций, а также резолюции собраний и митингов.
В СЭД правительства области отмечают вид обращения. Если письмо переслано из вышестоящих государственных органов, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
Вложенные в конверт деньги возвращаются гражданину почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин вложил в конверт с обращением конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, данный конверт может быть использован для отправления ответа гражданину. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты, вложенные в конверт с обращением, возвращаются гражданину.
Для составления аннотации обращения должностные лица, ответственные за выполнение административной процедуры:
- прочитывают обращение, определяют его тематику и вид, выявляют поставленные в обращении вопросы;
- проверяют обращение на повторность, при необходимости сопоставляют с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом. Не считаются повторными обращения, поступившие от одного и того же гражданина по разным вопросам;
- заполняют рубрикатор, составляют и вводят аннотацию обращения. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письменного обращения гражданина на рассмотрение;
- осуществляют ввод необходимых примечаний, указывают фамилию и инициалы должностного лица, в компетенцию которого входит решение поставленных гражданином в обращении вопросов.
При направлении заявления по электронной почте заявителю направляется электронное уведомление о поступлении данного заявления к руководителю правительства области, руководителю органа исполнительной власти области с указанием даты и регистрационного номера.
Зарегистрированное заявление передается главным специалистом-экспертом, ответственным за прием писем и обращений граждан в аппарате, руководителю правительства области, который путем наложения письменной резолюции на заявлении поручает руководителю структурного подразделения аппарата, указанного в резолюции, и (или) руководителю органа исполнительной власти области, указанного в резолюции, подготовить ответ заявителю.