ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 апреля 2017 года N 180
Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области
____________________________________________________________________
Утратил силу с 01.07.2024 на основании Постановления Правительства Калининградской области от 28.06.2024 N 261-п.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 31 октября 2023 года)
(в ред. Постановлений Правительства Калининградской области от 06.06.2018 N 313, от 27.11.2018 N 717, от 03.06.2020 N 358, от 02.11.2020 N 791, от 28.05.2021 N 308, от 24.01.2022 N 28, от 25.07.2023 N 346, от 31.10.2023 N 484-п)
В соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, Правительство Калининградской области
(преамбула в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 25.07.2023 N 346)
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области согласно приложению.
2. Руководителям органов исполнительной власти Калининградской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области обеспечить ознакомление работников соответствующих органов исполнительной власти Калининградской области и структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области с инструкцией, утвержденной настоящим постановлением, и принять меры по ее неукоснительному соблюдению.
3. Постановление вступает в силу с 25 апреля 2017 года и подлежит официальному опубликованию.
Временно исполняющий обязанности
Губернатора Калининградской области
А.А. Алиханов
Приложение
к постановлению
Правительства
Калининградской области
от 10 апреля 2017 г. N 180
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Калининградской области
(в ред. Постановлений Правительства Калининградской области от 06.06.2018 N 313, от 27.11.2018 N 717, от 03.06.2020 N 358, от 02.11.2020 N 791, от 28.05.2021 N 308, от 24.01.2022 N 28, от 25.07.2023 N 346, от 31.10.2023 N 484-п)
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Калининградской области (далее - Правительство) документов, совершенствования делопроизводства.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 31.10.2023 N 484-п)
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Правительстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
4. Организация делопроизводства в Правительстве осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года N 450 (далее - Регламент), настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), иными распорядительными документами, регламентирующими работу электронного документооборота с использованием электронной подписи.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве осуществляются Контрольно-административным управлением Правительства (далее - Контрольно-административное управление).
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 03.06.2020 N 358)
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют работники, определяемые руководителями соответствующих структурных подразделений (далее - работники, ответственные за делопроизводство). Перечень функций, возлагаемых на работников, ответственных за делопроизводство, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 06.06.2018 N 313)
7. Работники Правительства (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
8. Об утрате документа работник обязан немедленно сообщить непосредственному руководителю и начальнику Контрольно-административного управления.
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 03.06.2020 N 358)
9. Содержание документов не подлежит разглашению. Передача работником документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя.
10. При временном уходе в отпуск, на время болезни, выезде в командировку или в случае увольнения и перемещения работник обязан передать все находящиеся у него документы другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей, что предусмотрено положением должностного регламента работника.
11. Рассматриваемые и подготавливаемые в Правительстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.
12. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительстве осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве.
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 24.01.2022 N 28)
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).
13. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ), ответы на запросы СМИ осуществляют заместители Председателя Правительства, работники Управления по информационной политике и взаимодействию со средствами массовой информации (Пресс-службы) Правительства либо другие уполномоченные лица в пределах их компетенции.
Ответы на запросы СМИ предоставляются в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 года N 2124-1 "О средствах массовой информации" и Федеральным законом от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
14. Утратил силу. - Постановление Правительства Калининградской области от 25.07.2023 N 346.
Раздел II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 24.01.2022 N 28)
15. Документы в Правительстве создаются на бумажном носителе, а также в виде электронных документов (документов, созданных в цифровой форме и имеющих статус подлинника документа) и электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе, с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
16. Допускается создание документов на бумажном носителе на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны (зеркальные поля).
Двустороннее создание документов не применяется при подготовке проектов правовых актов, протоколов, поручений, деловых (служебных) писем, докладных (служебных) записок, ответов на обращения граждан, а также других документов, подлежащих дальнейшему направлению в вышестоящие органы, сторонние организации.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без дополнительных знаков (тире, дефис, точка) или слов (стр., с.) шрифтом размером 12 пунктов (далее - пт), посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа (при книжной ориентации), посередине нижнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от нижнего края листа (при альбомной ориентации). Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) допускается оформление титульного листа.
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
17. При подготовке документов применяются текстовые редакторы с использованием шрифтовых гарнитур с "засечками" типа Times New Roman, размер шрифта 14 пт, при необходимости допускается оформление документов шрифтом размера 13 пт, 13,5 пт.
