ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 апреля 2015 года N 315
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области
____________________________________________________________________
Утратил силу с 30.06.2021 на основании постановления Губернатора Волгоградской области от 30.06.2021 N 476.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 13 марта 2018 года)
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской области от 16.09.2015 N 837, от 12.08.2016 N 574, от 25.08.2016 N 629, от 30.09.2016 N 734, от 07.03.2018 N 197, от 13.03.2018 N 200)
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
И.о. Губернатора
Волгоградской области
А.А.ФЕДЮНИН
Утверждена
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 13 апреля 2015 г. N 315
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской области от 16.09.2015 N 837, от 12.08.2016 N 574, от 25.08.2016 N 629, от 30.09.2016 N 734, от 07.03.2018 N 197, от 13.03.2018 N 200)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации и архивного дела, а также Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п, Положением о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п, и Положением об управлении делами Администрации Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 декабря 2016 г. N 1024.
(п. 2 в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 07.03.2018 N 197)
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области.
(п. 5 в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 07.03.2018 N 197)
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел управления делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734, от 07.03.2018 N 197)
8. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем с Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня их принятия.
(п. 12 в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
II. Основные термины и определения
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение управления делами Администрации Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 07.03.2018 N 197)
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора Волгоградской области;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской области от 16.09.2015 N 837)
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
