ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 июня 2021 года N 476


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области

(с изменениями на 3 августа 2023 года)

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:

от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 16 сентября 2015 г. N 837 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 12 августа 2016 г. N 574 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 25 августа 2016 г. N 629 "О внесении изменения в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 30 сентября 2016 г. N 734 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 07 марта 2018 г. N 197 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области";

от 13 марта 2018 г. N 200 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 13 апреля 2015 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Губернатор
Волгоградской области
А.И.БОЧАРОВ

Утверждена
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 30 июня 2021 г. N 476

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере информации и архивного дела, в том числе в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлениями Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", от 29 декабря 2016 г. N 1024 "Об утверждении Положения об управлении делами Администрации Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с помощью информационных технологий.

Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина, сведения, составляющие служебную тайну, сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.

1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".

1.6. При работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией требования Инструкции применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляет отдел организационной работы, контроля и делопроизводства управления делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства).

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)

1.8. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляется работниками, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

1.9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.10. В случае ухода в отпуск, убытия в командировку, перевода (перемещения) на иную должность или увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.

1.11. При утрате документов проводится служебная проверка.

1.12. Вновь принятые работники в течение пяти рабочих дней со дня их принятия должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителем структурного подразделения аппарата, в которое они приняты.

2. Основные термины и определения

В Инструкции используются следующие основные термины и определения:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой, факсимильной связи или с использованием АСЭД;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система межведомственного электронного документооборота - защищенная коммуникационная сеть, предоставляющая для целей электронного документооборота комплекс программ "Почтовая служба СЗИ", обеспечивающий доставку электронных почтовых сообщений абонентам почтовой службы с возможностью использования средств криптографической защиты и квалифицированной электронной подписи (далее именуется - система МЭДО);