ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 февраля 2013 года N 78-п


Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области

(с изменениями на 11 ноября 2024 года)

(в ред. постановления Правительства Волгоградской области от 24.03.2014 N 144-п, постановлений Администрации Волгоградской области от 10.05.2016 N 227-п, от 11.11.2024 N 666-п)

В соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области", в целях создания единого информационного пространства Волгоградской области и условий для эффективного документационного взаимодействия органов исполнительной власти Волгоградской области Правительство Волгоградской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - Положение);

Положение о государственной информационной системе Волгоградской области "Единая автоматизированная система электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области".

(п. 1 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 11.11.2024 N 666-п)

2. Органам исполнительной власти Волгоградской области:

1) до 07 апреля 2013 г.:

привести номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области в соответствие с Положением;

обеспечить получение должностными лицами ключей электронной подписи и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в количестве, необходимом для использования в межведомственном электронном (безбумажном) документообороте, в государственном бюджетном учреждении "Центр информационных технологий Волгоградской области";

назначить лиц, уполномоченных заверять копии электронных документов;

2) с 07 апреля 2013 г. при осуществлении межведомственного электронного (безбумажного) документооборота исключить бумажный документооборот.

3. Министерству культуры Волгоградской области до 07 апреля 2013 г. обеспечить внесение изменений в Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

4. Комитету информационных технологий и коммуникаций Волгоградской области до 07 апреля 2013 г. обеспечить внесение изменений в постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. N 885 "О внедрении электронной цифровой подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Вице-губернатор - председатель
Правительства Волгоградской области
О.В.КЕРСАНОВ

Утверждено
постановлением
Правительства
Волгоградской области
от 26 февраля 2013 г. N 78-п

ПОЛОЖЕНИЕ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ ЭЛЕКТРОННОМ (БЕЗБУМАЖНОМ) ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. постановления Правительства Волгоградской области от 24.03.2014 N 144-п, постановлений Администрации Волгоградской области от 10.05.2016 N 227-п, от 11.11.2024 N 666-п)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП), создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в электронной форме в государственной информационной системе Волгоградской области "Единая автоматизированная система электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области" (далее именуется - АСЭД), а также совокупность процедур, обязательных для выполнения участниками АСЭД в процессе обмена электронными документами в рамках межведомственного электронного (безбумажного) документооборота.

Положение об АСЭД утверждается Администрацией Волгоградской области.

Обмен документами с организациями, не являющимися участниками АСЭД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с инструкциями по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области.

(п. 1.1 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 11.11.2024 N 666-п)

1.2. Основной задачей межведомственного электронного (безбумажного) документооборота является повышение эффективности работы с документами, ускорение процесса передачи информации, предотвращение утери информации и облегчение регистрации документов.

1.3. Целями межведомственного электронного (безбумажного) документооборота являются:

создание единого информационного пространства и упрощение взаимодействия участников АСЭД;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;

обеспечение возможности получения конкретной информации о состоянии запроса и местонахождении документов;

обеспечение прозрачности схемы движения документов;

предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов.

1.4. Межведомственный электронный (безбумажный) документооборот осуществляется в органах исполнительной власти Волгоградской области под самостоятельным номенклатурным делом "Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области", включающим в себя:

документы, отражающие переписку по организационным, административно-хозяйственным, правовым вопросам, в том числе о согласовании проектов правовых актов, вопросам размещения государственного заказа;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

2. Электронный документ

2.1. В органах исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе.

Электронный документ либо электронный образ документа, подписанный ЭП в АСЭД, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

2.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД.

2.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе будет являться бумажной копией электронного документа.

3. Порядок работы с электронными документами

3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД. Наименование электронного документа в АСЭД должно отражать его содержание.

3.2. При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в АСЭД должностными лицами в органах исполнительной власти Волгоградской области используется ЭП. При этом сертификат ЭП должен быть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в АСЭД.

3.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные настоящим Положением.

3.4. Электронные документы, поступающие участнику АСЭД, в обязательном порядке проходят в службах делопроизводства проверку:

подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

правильности адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном результате - возвращается отправителю с указанием причин возврата.

3.5. Электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД, должен содержать следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;