ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 марта 2013 года N 215
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 13 апреля 2015 года на основании постановления Губернатора Волгоградской обл. от 13.04.2015 N 315.
____________________________________________________________________
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл.
от 10.06.2013 N 557, от 22.11.2013 N 1198,
от 18.03.2014 N 225, от 16.07.2014 N 614,
от 12.09.2014 N 796)
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу:
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 года N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области";
постановление Главы Администрации Волгоградской области от 02 марта 2012 года N 208 "О внесении изменений в постановление Главы Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 года N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области";
постановление Губернатора Волгоградской области от 30 марта 2012 года N 130 "О внесении изменений в постановление Главы Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 года N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Губернатор
Волгоградской области
С.А.БОЖЕНОВ
Утверждена
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 12 марта 2013 года N 215
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл.
от 10.06.2013 N 557, от 22.11.2013 N 1198,
от 18.03.2014 N 225, от 16.07.2014 N 614,
от 12.09.2014 N 796)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение об аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области, утвержденное постановлением Губернатора Волгоградской области от 12 апреля 2012 года N 165 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области", Положение о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденное постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 года N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 10.06.2013 N 557)
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное Правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 года N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет отдел обеспечения документооборота и делопроизводства управления делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - отдел обеспечения документооборота и делопроизводства).
8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
9. Работники аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или отделом обеспечения документооборота и делопроизводства с настоящей Инструкцией.
II. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях аппарата;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
объем документооборота - количество документов, поступивших в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области и созданных им за определенный период;
дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;
обращение гражданина - направленное в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
III. Создание документов в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области
1. Бланки документов
1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
1.3. В аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области используются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
