ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 апреля 2013 года N 189-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 27.07.2020 на основании постановления Администрации Волгоградской обл. от 27.07.2020 N 420-п.
____________________________________________________________________
(в редакции постановлений Администрации Волгоградской области от 23.05.2016 N 263-п, от 22.08.2016 N 465-п)
В целях совершенствования организации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области Правительство Волгоградской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
2. Признать утратившими силу постановления Администрации Волгоградской области:
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Вице-губернатор - председатель
Правительства Волгоградской области
О.В.КЕРСАНОВ
Утверждены
постановлением
Правительства
Волгоградской области
от 23 апреля 2013 года N 189-п
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в редакции постановлений Администрации Волгоградской области от 23.05.2016 N 263-п, от 22.08.2016 N 465-п)
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
1.2. Требования настоящих Правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.
1.3. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводства.
1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области на основании настоящих Правил разрабатывает инструкцию по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности.
Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после ее согласования с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 23.05.2016 N 263-п)
1.5. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2. Основные термины и определения
(в редакции постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
В настоящих Правилах используются следующие основные термины и определения:
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области
3.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки:
поступающая (входящая) документация;
отправляемая (исходящая) документация;
внутренняя документация.
3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы:
первичная обработка;
регистрация;
предварительное рассмотрение;
передача руководству на рассмотрение;
передача исполнителям;
помещение в дело после исполнения.
3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
3.5. Регистрация документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
(п. 3.5 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с нормативным правовым актом данного органа исполнительной власти Волгоградской области, регламентирующим работу с обращениями граждан.
(п. 3.6 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
3.8. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронному образу документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти Волгоградской области.
(абзац введен постановлением Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 3.9 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
3.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства.
3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке.
3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению.
В системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.
4. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области
4.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках конкретного вида документа, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров) или А6 (105 x 148 миллиметров) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом.
4.2. Бланк конкретного вида документа, органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - бланк) разрабатывается на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов.
4.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 миллиметров - левое, 10 миллиметров - правое, 20 миллиметров - верхнее и 20 миллиметров - нижнее.
4.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков, используемых органом исполнительной власти Волгоградской области, утверждаются руководителем этого органа с учетом требований настоящих Правил.
4.5. При подготовке и оформлении документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются следующие реквизиты:
герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
