АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛГОГРАДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 августа 2024 года N 918


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрации Волгограда, руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, администрация Волгограда постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда.

2. Признать утратившими силу постановления администрации Волгограда:

2.1. От 07 марта 2013 г. N 530 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений".

2.2. От 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.3. От 19 июня 2015 г. N 850 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.4. От 28 июня 2016 г. N 963 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.5. От 14 ноября 2017 г. N 1747 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.6. От 10 июля 2018 г. N 895 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.7. От 05 февраля 2019 г. N 132 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

2.8. От 22 апреля 2022 г. N 458 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 05 февраля 2019 г. N 132 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального обнародования путем официального опубликования.

Глава Волгограда
В.В.МАРЧЕНКО

Утверждена
постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере информации и архивного дела, в том числе в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", Уставом города-героя Волгограда, распоряжением администрации Волгограда от 19 апреля 2016 г. N 274-р "Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Действие Инструкции распространяется на структурные подразделения администрации Волгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурные подразделения).

1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Инструкции в администрации Волгограда возлагается на руководителя аппарата главы Волгограда.

Организацию и ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата главы Волгограда (далее - отдел документационного обеспечения), в части полномочий обращений граждан - отдел обращений граждан контрольного управления аппарата главы Волгограда (далее - отдел обращений граждан), в структурных подразделениях - службы делопроизводства.

Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и ответственных работников за делопроизводство структурных подразделений устанавливаются должностными инструкциями.

Общий отдел аппарата главы Волгограда (далее - общий отдел) - структурное подразделение, обеспечивающее деятельность архива администрации Волгограда.

Должностные обязанности работника общего отдела, обеспечивающего деятельность архива администрации Волгограда (далее - работник общего отдела, обеспечивающий деятельность архива), устанавливаются должностной инструкцией.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.6. Система автоматизированного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - САДД), применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.7. Доступ к работе в САДД должны иметь только зарегистрированные пользователи. Права работникам администрации Волгограда в САДД предоставляются согласно должностным обязанностям.

1.8. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.10. Правила, определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометку доступа к документу "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.

1.11. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь на часть общих принципов работы с документами, а также на подготовку документов к передаче на архивное хранение.

1.12. Инструкция является обязательной для исполнения работниками администрации Волгограда.

1.13. Работники администрации Волгограда обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.

1.14. Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления Волгограда, организациям допускается только с разрешения главы Волгограда или иного уполномоченного им лица.

1.15. Работники администрации Волгограда несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.16. При переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работник обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.17. Вновь принятые работники в течение пяти рабочих дней со дня их принятия должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с Инструкцией и иными правовыми актами, устанавливающими порядок работы с документами в администрации Волгограда под подпись.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

архив - структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;

внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

выписка из документа - часть текста документа, заверенная в установленном порядке;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении со дня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;