ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 31 июля 2023 года N 77
См. Сравнительный анализ положений об организации хранения архивных документов.
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подпунктом 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293,
приказываю:
Руководитель
А.Н.Артизов
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
6 сентября 2023 года,
регистрационный N 75119
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 31 июля 2023 года N 77
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
I. Общие положения
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила) определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, вправе руководствоваться как Правилами, так и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396) с изменением, внесенным приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. N 117 (зарегистрирован Минюстом России 27 октября 2022 г., регистрационный N 70716) (далее - Правила, утвержденные приказом N 24).
________________
2. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.
________________
Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).
Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы.
________________
Часть 1 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ.
Организации вправе создавать архивы.
________________
Часть 2 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ.
Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее - архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.
Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив).
3. Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами.
Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения - положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.
________________
Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный N 51895); пункт 3 Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа, утвержденного приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. N 30 (зарегистрирован Минюстом России 22 июля 2019 г., регистрационный N 55333).
4. Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).
Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (далее - Типовые функциональные требования).
________________
Зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г., регистрационный N 60484.
5. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.
________________
Часть 4 статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ.
Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.
6. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с настоящими Правилами.
II. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации
7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд.
Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.
Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.
В государственных органах и органах местного самоуправления дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях
. В муниципальных и негосударственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами.
________________
Пункт 6.23 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023).
Пункт 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 44 (зарегистрирован Минюстом России 17 августа 2018 г., регистрационный N 51922).
Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
________________
Часть 3 статьи 6 и части 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ.
8. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, в подчинении которых есть территориальные органы и (или) подведомственные организации, имеют право разрабатывать типовую и (или) примерную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и определяет состав дел, заводимых в территориальных органах государственных органов, а также в однородных по характеру деятельности и структуре организациях, выполняющих идентичные функции.
Типовая номенклатура дел определяет порядок идентификации, индексации и сроки хранения дел и является нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел подлежит представлению на согласование центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК), а также на согласование экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива
или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела
, или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации
.
________________
Пункт 6.3 Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. N 31 (зарегистрирован Минюстом России 24 июня 2019 г., регистрационный N 55005).
Пункт 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. N 62 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный N 51795).
Подпункт "д" пункта 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. N 63 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный N 51794) (далее - Примерное положение об ЭПК субъекта Российской Федерации).
Подпункт "д" пункта 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. N 61 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный N 51793) (далее - Примерное положение об ЭПК научной организации).
Примерная номенклатура дел определяет примерный состав дел и используется при составлении номенклатуры дел территориальных органов и подведомственных организаций.
Проект примерной номенклатуры дел для территориальных органов и подведомственных федеральным органам государственной власти организаций подлежит согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).
________________
Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве: утвержденное приказом Росархива от 8 ноября 2019 г. N 173 (зарегистрирован Минюстом России 28 февраля 2020 г., регистрационный N 57634).
Проект примерной номенклатуры дел подведомственных органам государственной власти субъектов Российской Федерации организаций подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК субъекта Российской Федерации).
________________
Подпункт "д" пункта 8.2 Примерного положения об ЭПК субъекта Российской Федерации.
9. Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд.
