АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 марта 2013 года N 530


Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления администрации Волгограда от 19.08.2024 N 918.
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации работы с документами в администрации Волгограда, отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда, руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, постановляю:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений (прилагается).

2. На основании Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений до 01 сентября 2013 г.:

2.1. Комитету по организации работы органов местного самоуправления администрации Волгограда разработать Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда.

2.2. Отраслевым (функциональным) и территориальным структурным подразделениям (органам) администрации Волгограда разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

3. Комитету информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.

И.о. главы
администрации Волгограда
В.А.СОБАКАРЬ

Утверждена
постановлением
администрации Волгограда
от 7 марта 2013 г. N 530

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений (далее - Типовая инструкция) разработана в соответствии с пунктом 2 постановления администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда (далее - структурные подразделения) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

1.2. Типовая инструкция обязательна к применению администрацией Волгограда, структурными подразделениями при разработке ими инструкций по делопроизводству.

1.3. Типовая инструкция не распространяется:

на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Волгоградской области.

1.4. При разработке Типовой инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. N 28 "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство. Термины и определения";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

постановление Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования";

постановление администрации Волгограда от 29 октября 2010 г. N 2831 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда";

постановление администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях" (далее - Правила делопроизводства).

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству

2.1. Проект инструкции по делопроизводству разрабатывается администрацией Волгограда, структурными подразделениями в соответствии с Правилами делопроизводства, с учетом положений Типовой инструкции.

2.2. Проект инструкции по делопроизводству согласовывается с архивным отделом администрации Волгограда.

2.3. Решение о согласовании архивным отделом администрации Волгограда инструкции по делопроизводству оформляется протоколом заседания архивного отдела администрации Волгограда, проставлением штампа о согласовании на последнем листе текста инструкции по делопроизводству.

После согласования инструкция по делопроизводству подлежит утверждению главой администрации Волгограда, руководителем соответствующего структурного подразделения.

2.4. Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству осуществляется администрацией Волгограда, структурным подразделением после согласования с архивным отделом администрации Волгограда.

3. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения.

3.1.1. Назначение инструкции по делопроизводству: установление единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в ходе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения документов. Указывается, что положения инструкции по делопроизводству не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну, а также на особенности работы, оформления, хранения, использования документов, содержащих сведения конфиденциального, научно-технического, бухгалтерского характера.

3.1.2. Область применения: перечисляются виды документов и формы.

3.1.3. Правовые основания разработки инструкции по делопроизводству: перечисляются основные нормативные правовые акты Российской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, регулирующие сферу делопроизводства, документооборота, архивного дела.

3.1.4. Порядок принятия и согласования инструкции по делопроизводству изложен в разделе 2 настоящей Типовой инструкции.

3.1.5. Ответственность сотрудников администрации Волгограда, структурного подразделения за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

3.1.6. Структурные подразделения, в которых функции делопроизводства возложены на одного (двух) ответственного(-ых) сотрудника(-ов) в случае его (их) ухода в отпуск, на больничный; командирования, увольнения указывают должность другого сотрудника, которому временно поручается ведение делопроизводства.

3.1.7. Порядок передачи служебных документов от сотрудника сотруднику при переводе (перемещении) по службе, в случае увольнения. В перечисленных случаях сотрудник администрации Волгограда, структурного подразделения обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в администрации Волгограда, структурном подразделении, или другому сотруднику по указанию руководства администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.1.8. Контроль ведения делопроизводства. Указывается должностное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения в соответствии с полномочиями, установленными должностной инструкцией или правовым актом администрации Волгограда, структурного подразделения.

3.2. Основные понятия.

В Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

ведомственный архив - структурное подразделение (специально назначенное лицо), осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, установленного правовыми актами;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;