АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛГОГРАДА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 19 апреля 2016 года N 274-р


Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда

В соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением администрации Волгограда от 12 августа 2015 г. N 1166 "Об утверждении требований к электронной подписи, используемой при организации юридически значимого электронного документооборота в муниципальных информационных системах администрации Волгограда и иных информационных системах территориальных и отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации Волгограда", распоряжением администрации Волгограда от 21 марта 2016 г. N 182-р "Об утверждении регламента системы автоматизированного делопроизводства и документооборота администрации Волгограда", в целях создания единого информационного пространства и условий для эффективного взаимодействия структурных подразделений администрации Волгограда, руководствуясь статьей 39 Устава города-героя Волгограда:

1. Утвердить Положение об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда (далее - Положение) (прилагается).

2. Структурным подразделениям администрации Волгограда:

2.1. До 30 июня 2016 г.:

привести номенклатуру дел и инструкции по делопроизводству в соответствие Положению;

назначить ответственных лиц, уполномоченных подписывать электронные документы;

назначить ответственных лиц, уполномоченных заверять бумажные копии электронных документов;

направить информацию о наделении сотрудника - соответствующего участника системы автоматизированного делопроизводства и документооборота полномочиями подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов в установленном порядке в адрес муниципального бюджетного учреждения "Городской информационный центр";

обеспечить получение ключей электронной подписи и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, соответствующих требованию постановления администрации Волгограда от 12 августа 2015 г. N 1166 "Об утверждении требований к электронной подписи, используемой при организации юридически значимого электронного документооборота в муниципальных информационных системах администрации Волгограда и иных информационных системах территориальных и отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации Волгограда", в количестве, необходимом для использования в электронном (безбумажном) документообороте, для лиц, уполномоченных подписывать электронные документы.

2.2. До 30 июня 2016 г. при осуществлении электронного (безбумажного) документооборота исключить бумажный документооборот.

3. Контрольному управлению администрации Волгограда до 30 июня 2016 г. обеспечить внесение изменений в нормативные правовые акты администрации Волгограда, связанные с организацией и ведением документооборота в структурных подразделениях администрации Волгограда, не обладающих правами юридического лица.

4. Заместителю главы администрации Волгограда Алтухову Е.А. подготовить проект распоряжения администрации Волгограда о назначении ответственных лиц, уполномоченных подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов.

5. Опубликовать настоящее распоряжение в установленном порядке.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Волгограда Алтухова Е.А.

Глава администрации
А.И.ЧУНАКОВ

Утверждено
распоряжением
администрации Волгограда
от 19.04.2016 N 274-р

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ (БЕЗБУМАЖНОМ) ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее - ЭП), которые созданы, обработаны и хранятся в электронной форме в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД) структурными подразделениям администрации Волгограда, а также совокупность процедур, обязательных для выполнения структурными подразделениями администрации Волгограда - участниками САДД в процессе обмена электронными документами в рамках электронного (безбумажного) документооборота.

Настоящее Положение применяется в отношении созданных в САДД документов, отражающих:

переписку по организационным, административно-хозяйственным вопросам;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством Российской Федерации устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

1.2. Обмен документами с организациями, не являющимися участниками САДД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с инструкциями по делопроизводству.

1.3. Основными задачами электронного (безбумажного) документооборота являются:

повышение эффективности работы с документами;

ускорение процесса передачи информации;

предотвращение утери информации;

облегчение регистрации документов.

1.4. Целями электронного (безбумажного) документооборота являются:

создание единого информационного пространства администрации Волгограда и упрощение взаимодействия участников САДД;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;

обеспечение возможности получения конкретной информации о состоянии запроса и местонахождении документов;

обеспечение прозрачности схемы движения документов;

предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов.

2. Электронный документ

2.1. В структурных подразделениях администрации Волгограда создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе.

Электронный документ либо электронный образ документа, подписанный ЭП в САДД, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

2.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП уполномоченного лица - участника САДД и зарегистрированный в САДД.

2.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе и заверенный в порядке, указанном в разделе 4 настоящего Положения, будет являться копией электронного документа на бумажном носителе.

3. Порядок работы с электронными документами

3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САДД.

3.2. При согласовании (при необходимости) и подписании электронных документов в САДД уполномоченными лицами в структурных подразделениях используются ЭП. При этом сертификат ЭП должен быть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в САДД.

3.3. Работа с электронными документами аналогична порядку работы с документами на бумажных носителях и производится в соответствии с инструкциями по делопроизводству структурных подразделений администрации Волгограда с учетом требований, указанных в пункте 3.4 раздела 3 настоящего Положения.

3.4. Электронные документы, поступающие участнику САДД, в обязательном порядке проходят проверку, осуществляемую лицом, регистрирующим документ, в том числе средствами САДД:

подлинности ЭП уполномоченного лица, подписавшего электронный документ;

правильности адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в САДД, при отрицательном - возвращается отправителю.

4. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

4.1. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

4.2. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами структурных подразделений администрации Волгограда, внесенными в Реестр уполномоченных лиц структурных подразделений администрации Волгограда, имеющих право подписывать электронные документы (далее - Реестр уполномоченных лиц), и Реестр уполномоченных лиц структурных подразделений администрации Волгограда, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов (далее - Реестр заверяющих лиц).

4.3. Бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов: