АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 августа 2013 года N 1480
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления администрации Волгограда от 19.08.2024 N 918.
____________________________________________________________________
(в редакции постановлений администрации Волгограда от 19.06.2015 N 850, от 28.06.2016 N 963, от 14.11.2017 N 1747, от 10.07.2018 N 895)
В целях совершенствования организации работы с документами в администрации Волгограда, в соответствии с постановлением администрации Волгограда от 07 марта 2013 года N 530 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений", руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда (прилагается).
2. Признать утратившими силу постановления:
2.1. Администрации Волгограда от 15 июля 2002 года N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
2.2. Главы Волгограда от 27 сентября 2010 года N 2456 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 года N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
2.3. Администрации Волгограда от 24 августа 2011 года N 2403 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 года N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
2.4. Администрации Волгограда от 29 августа 2012 года N 2584 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 года N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.
И.о. главы
администрации Волгограда
Е.А.МОСКВИЧЕВ
Утверждена
постановлением
администрации Волгограда
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
(в ред. постановлений администрации Волгограда от 19.06.2015 N 850, от 28.06.2016 N 963, от 14.11.2017 N 1747, от 10.07.2018 N 895)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.
1.2. Действие Инструкции распространяется на структурные подразделения администрации Волгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурные подразделения).
1.3. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами.
1.5. Правила, определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометку доступа к документу "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь на часть общих принципов работы с документами, а также на подготовку документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Система автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД), применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.8. Инструкция является обязательной для исполнения работниками администрации Волгограда, структурных подразделений, осуществляющими подготовку и оформление документов.
1.9. Работники администрации Волгограда, структурных подразделений несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.10. При переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работник обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.11. Исключен с 14 ноября 2017 года. - Постановление администрации Волгограда от 14.11.2017 N 1747.
2. Основные понятия
В Инструкции используются следующие термины и определения:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
архив - структурное подразделение, учреждение, осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, устанавливаемого правовыми актами;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, объединенных отдельной обложкой;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда;
документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении со дня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;
копия - копия документа, полностью воспроизводящая информацию, содержащуюся в подлиннике документа, и его внешние признаки, на которой в установленном порядке проставляются необходимые реквизиты;
запрос информации - обращение юридических или физических лиц (индивидуальных предпринимателей) в устной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурное подразделение либо к должностным лицам администрации Волгограда, а также обращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическим или физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
обращения граждан - направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение или должностному лицу администрации Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения граждан в администрацию Волгограда, структурное подразделение;
объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию Волгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период;
официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, администрацией Волгограда, структурным подразделением либо должностными лицами администрации Волгограда, юридическими или физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения;
оформление документа - проставление реквизитов, необходимость использования которых установлена правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и осуществление в установленном порядке записи сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство администрации Волгограда - глава администрации Волгограда, первый заместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда;
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
руководство структурного подразделения - руководитель структурного подразделения, заместители руководителя структурного подразделения;
САДД - система автоматизированного документооборота и делопроизводства, используемая для учета, поиска, хранения и использования электронных образов документов администрации Волгограда, структурного подразделения;
служба делопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архивного дела, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства и архивного дела в администрации Волгограда, структурном подразделении;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
структурное подразделение - структурное подразделение, не обладающее правами юридического лица;
текущее хранение - хранение документов в структурном подразделении со дня помещения их в дело до передачи в архив;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области.
3. Общие требования к оформлению документов
3.1. Бланки документов.
3.1.1. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, оформляются на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 x 42 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм), в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.1.2. Документы с воспроизведением герба города-героя Волгограда используются в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 года N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".
3.1.3. Изображение Государственного герба Российской Федерации на печатях администрации Волгограда допускается только при наделении их в установленном порядке государственно-властными полномочиями в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.1.4. Инструкцией предусматривается использование следующих бланков документов:
бланк распорядительного документа согласно приложению 1 к Инструкции;
бланк протокола по форме согласно приложению 2 к Инструкции;
бланк акта по форме согласно приложению 3 к Инструкции;
бланк отчета по форме согласно приложению 4 к Инструкции;
бланк служебного письма по форме согласно приложению 5 к Инструкции;
бланк резолюции по форме согласно приложению 6 к Инструкции;
бланки контрольных талонов, поручений по формам согласно приложениям 7 и 8 к Инструкции;
(в ред. постановления администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
общий бланк по форме согласно приложению 9 к Инструкции;
бланк согласования проекта постановления (распоряжения) администрации Волгограда согласно приложению 10 к Инструкции;
бланк отчета об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 10.1 к Инструкции;
(абзац введен постановлением администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
бланк промежуточной информации об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 10.2 к Инструкции.
(абзац введен постановлением администрации Волгограда от 28.06.2016 N 963)
В администрации Волгограда, структурном подразделении при необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
3.2. Оформление реквизитов документов.
