АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 февраля 2019 года N 132


Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления администрации Волгограда от 19.08.2024 N 918.
____________________________________________________________________

(с изменениями на 22 апреля 2022 года)

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

На основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", руководствуясь статьями 7, 39 Устава города-героя Волгограда, администрация Волгограда постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о документальном фонде администрации Волгограда.

2. Общему отделу аппарата главы Волгограда подготовить проект распоряжения администрации Волгограда о назначении ответственных за документальный фонд администрации Волгограда в структурных подразделениях администрации Волгограда, не наделенных правами юридического лица.

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

3. Признать утратившими силу постановления администрации Волгограда:

3.1. От 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.2. От 30 января 2017 г. N 115 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.3. От 25 июля 2017 г. N 1197 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.4. От 13 декабря 2017 г. N 1905 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата главы Волгограда Алтухова Е.А.

Глава Волгограда
В.В.ЛИХАЧЕВ

Утверждено
постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ФОНДЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, разработанными по заказу Федерального архивного агентства, и устанавливает единые требования к обеспечению учета и сохранности при текущем хранении документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда или полученных в результате взаимодействия с другими органами власти, организациями и гражданами.

1.2. Действия настоящего Положения распространяются:

на структурные подразделения администрации Волгограда, не наделенные правами юридического лица (далее - структурные подразделения);

на организацию работы с документами независимо от вида носителя информации, в том числе с электронными документами с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

1.3. В соответствии с настоящим Положением в структурных подразделениях распоряжением администрации Волгограда назначаются ответственные за документальный фонд администрации Волгограда (далее - ответственный работник структурного подразделения).

2. Состав документального фонда администрации Волгограда

2.1. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

2.2. Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

2.3. Документы по личному составу, в том числе организаций-предшественников.

2.4. Документы постоянного срока хранения до передачи в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив" (далее - МКУ "ВГА").

2.5. Научно-справочный аппарат к документам.

3. Задачи и функции документального фонда администрации Волгограда

3.1. Задачи:

3.1.1. Организация хранения документов.

3.1.2. Организация проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

3.1.3. Разработка номенклатуры дел.

3.1.4. Формирование и оформление документов.

3.1.5. Учет документов.

3.1.6. Создание научно-справочного аппарата к документам.

3.1.7. Подготовка и передача документов постоянного срока хранения в МКУ "ВГА".

3.1.8. Организация работы по уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.2. Функции:

3.2.1. Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов.

3.2.2. Предоставление справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда.

3.2.3. Ведение учета и анализа использования документов.

3.2.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям по составлению номенклатуры дел.

3.2.5. Поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам.

4. Создание документального фонда администрации Волгограда

4.1. Начальным этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования документального фонда администрации Волгограда, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для постоянного хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве структурных подразделений при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на хранение в общий отдел аппарата главы Волгограда (далее - общий отдел аппарата).

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях ежегодно работниками структурных подразделений при методической помощи ответственного работника общего отдела аппарата. Результаты экспертизы ценности согласовываются экспертной комиссией администрации Волгограда (далее - ЭК), создаваемой распоряжением администрации Волгограда.

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

ЭК является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого постановлением администрации Волгограда.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в общий отдел аппарата,

(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)

отбор документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурного подразделения: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, составленному по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.