ГУБЕРНАТОР СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 12 декабря 2006 года N 11
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области
(с изменениями на 23 марта 2023 года)
(в редакции указов Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5, от 16.03.2010 N 4, от 16.04.2010 N 9, от 17.03.2021 N 28, от 06.07.2021 N 72, от 13.12.2021 N 130, от 18.10.2022 N 102, от 23.03.2023 N 32)
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области.
2. Признать утратившими силу:
3. Настоящий указ вступает в силу с 1 января 2007 года.
В.Н.МАСЛОВ
Утверждена
указом
Губернатора
Смоленской области
от 12.12.2006 N 11
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. указов Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5, от 16.03.2010 N 4, от 16.04.2010 N 9, от 17.03.2021 N 28, от 06.07.2021 N 72, от 13.12.2021 N 130, от 18.10.2022 N 102, от 23.03.2023 N 32)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в органах исполнительной власти Смоленской области (далее также - органы исполнительной власти), а также в государственных органах Смоленской области, созданных Администрацией Смоленской области.
В целях настоящей Инструкции:
понятие "органы исполнительной власти Смоленской области" признается равнозначным понятию "исполнительные органы Смоленской области";
под исполнительными органами Смоленской области следует также понимать государственные органы Смоленской области, созданные Администрацией Смоленской области.
(п. 1.2 в ред. указа Губернатора Смоленской области от 18.10.2022 N 102)
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех сотрудников исполнительных органов Смоленской области.
(в ред. указов Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28, от 18.10.2022 N 102)
1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти возлагается на структурные подразделения или сотрудников, выполняющих функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в органах исполнительной власти Смоленской области осуществляет Аппарат Администрации Смоленской области.
1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители органов исполнительной власти Смоленской области.
1.8. Требования по организации работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти устанавливаются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
1.9. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
(в ред. указа Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 N 28)
Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, должны соответствовать Национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размерами шрифта N 12 (12,5), 13 (13,5), 14 Times New Roman через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа (красной строки) на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Документы органов исполнительной власти и приложения к ним оформляются как на бланках, так и на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
Документы создаются на лицевой стороне листа.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
"Герб Смоленской области";
"Наименование органа исполнительной власти", или "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти", или "Наименование должности лица";
"Справочные данные об органе исполнительной власти";
"Наименование вида документа";
"Дата документа";
"Регистрационный номер документа";
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
