ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 23 декабря 2002 года N 12

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Смоленской области

(с изменениями на 30 января 2004 года)
_______________________________

в редакции Указа Главы Администрации
Смоленской области от 30.01.2004 N 1
_______________________________

На основании Указа Губернатора Смоленской
области от 12.12.2006 г. № 11 документ утратил силу     

_______________________________

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области.

2. Признать утратившим силу постановление Главы администрации Смоленской области от 12.01.99 N 8 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Смоленской области".

3. Настоящий Указ вступает в силу с 01 января 2003 года.           

 В.Н.Маслов

                 УТВЕРЖДЕНА
     Указом Главы Администрации
     Смоленской области
     от 23.12.2002 N 12  

Инструкция
по делопроизводству в органах
исполнительной власти Смоленской области  

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - органы исполнительной власти).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников органов исполнительной власти.

1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти возлагается на структурные подразделения или работников, выполняющих функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в органах исполнительной власти Смоленской области осуществляет Управление делами Аппарата Администрации Смоленской области.

1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители органов исполнительной власти Смоленской области.

1.8. Ежегодно, в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, руководители органов исполнительной власти Смоленской области представляют в письменном виде отчет о состоянии делопроизводства и соблюдении требований, установленных настоящей Инструкцией, заместителю Главы Администрации - руководителю Аппарата Администрации Смоленской области. Примерная форма отчета разрабатывается Управлением делами Аппарата Администрации Смоленской области.

1.9. В целях проверки соблюдения требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти Смоленской области по предложению заместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области может создаваться комиссия. Персональный состав комиссии и порядок ее работы определяются распоряжением Администрации Смоленской области.

1.10. Результаты работы комиссии по проверке организации делопроизводства в органе исполнительной власти Смоленской области отражаются в акте, утверждаемом заместителем Главы Администрации - руководителем Аппарата Администрации Смоленской области, копия которого в обязательном порядке направляется руководителю этого органа, а также заместителю Главы Администрации Смоленской области в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

1.11. Требования по организации работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти устанавливаются областным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Смоленской области", иными нормативными правовыми актами.

1.12. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями

2. Общие требования к оформлению документов

Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 15 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения
основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

"Герб Смоленской области";

"Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти";

"Справочные данные об органе исполнительной власти";

"Наименование вида документа";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

"Место составления или издания документа";

"Гриф ограничения доступа к документу";

"Адресат";

"Гриф утверждения документа";

"Резолюция";

"Заголовок к тексту";

"Отметка о контроле";

"Текст документа";

"Отметка о наличии приложения";

"Подпись";

"Гриф согласования документа";

"Визы согласования документа";

"Печать";

"Отметка об исполнителе";

"Отметка о заверении копии";

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

"Отметка о поступлении документа";

"Отметка автоматического поиска документа".

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланках документов в соответствии с областным законом "О гербе и флаге Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования органа исполнительной власти или наименования должности лица органа исполнительной власти.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти или наименование должности лица органа исполнительной власти" располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты WEB- страницы (при наличии), номера телефона, факса.

Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.

      Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:

(08122)-3-71-15 или (0812) 66-84-63.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.

2.1.6. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.7. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.      

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера, например:

     УТВЕРЖДАЮ

Начальник Департамента экономического развития Смоленской области

__________________ Инициалы, фамилия

      (личная подпись)

 "___"___________ 2003 N______

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются  горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в  разделе 3 настоящей Инструкции.

2.1.8. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации,  интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Располагается в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись",  центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю, например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник Смоленской таможни
________________ Инициалы, фамилия
     (личная подпись)

"___"_________2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО