У К А З
ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

от 16.03.2010 № 4


О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в
органах исполнительной власти Смоленской области

П о с т а н о в л я ю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области, утвержденную Указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 № 11 (в редакции Указа Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 №5), следующие изменения:

1) в разделе 2:

- абзацы пятый - девятый изложить в следующей редакции:

"Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее." ;

-в абзаце втором пункта 2.1.4 подраздела 2.1 слова " от 26.09.97 № 1239" заменить словами " от 15.04.2005 № 221" ;

-в подразделе 2.2:

-абзацы второй - шестой пункта 2.2.2 изложить в следующей редакции:

"Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее." ;

-в пункте 2.2.3 слова " заместителя Губернатора - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области," исключить;

2) в разделе 3:

-в подразделе 3.2:

-в пункте 3.2.2:

-абзацы двадцать третий и двадцать четвертый изложить в следующей редакции:

"- первый заместитель Губернатора (в случае, если к сфере его деятельности в соответствии с распределением обязанностей относятся вопросы, предлагаемые к правовому регулированию);

-руководитель Аппарата Администрации." ;

- в абзаце двадцать пятом слова " Визы проставляются" заменить словами "Реквизиты визы печатаются" ;

- после абзаца двадцать пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"В случае если проект правового акта визируется с использованием электронной цифровой подписи (далее также - ЭЦП) в интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области (далее - система электронного документооборота), разработчик распечатывает из системы электронного документооборота лист электронного согласования проекта правового акта, содержащий реквизиты визы лиц, завизировавших данный проект правового акта с использованием ЭЦП, включающие в себя инициалы, фамилию визирующего, номер сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи, дату и время визирования. Лист электронного согласования проекта правового акта заверяется собственноручной подписью исполнителя и прикладывается к проекту правового акта на бумажном носителе." ;

- пункты 3.2.4 и 3.2.5 изложить в следующей редакции:

"3.2.4. После распечатки проекта правового акта на типографском бланке разработчик создает в системе электронного документооборота электронную карточку, к которой присоединяется электронная версия проекта правового акта с приложениями к нему. В электронной версии проекта правового акта воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта. Ответственность за соответствие содержания электронной версии проекта правового акта содержанию проекта правового акта на бумажном носителе, прошедшего правовую и лингвистическую экспертизы и завизированного руководителем Правового департамента Смоленской области, несет исполнитель, подписавший ЭЦП электронную версию проекта правового акта в системе электронного документооборота. Содержание поля " Аннотация" электронной карточки проекта правового акта должно в точности соответствовать заголовку проекта правового акта.

3.2.5. При регистрации правового акта протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации вносит его номер и дату в электронную копию правового акта. Одновременно соответствующие номер и дата проставляются на бланке правового акта. Копии правового акта направляются органам власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам и гражданам согласно адресу рассылки. Перечень адресатов, которым в обязательном порядке рассылаются копии правовых актов, с указанием способа доставки определяется руководителем Аппарата Администрации. Заверенная бумажная копия правового акта предоставляется протокольным отделом заинтересованным лицам по их запросу." ;

3) раздел 4 дополнить подразделом 4.5(1) следующего содержания:

"4.5(1). Особенности работы с электронными документами в органах исполнительной власти Смоленской области

4.5(1).1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота в соответствии с порядком, утверждаемым нормативным правовым актом Администрации Смоленской области.

4.5(1).2. Неотъемлемой частью электронного документа в системе электронного документооборота является его электронная карточка.

4.5(1).3. Электронные документы оформляются в системе электронного документооборота на электронных бланках установленной формы, размещенных в системе электронного документооборота и воспроизводящих все реквизиты бланков соответствующих видов документов.

4.5(1).4. Требования к оформлению электронных документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению соответствующих документов на бумажном носителе, за исключением оформления реквизитов " Регистрационный номер документа" , " Дата документа" , " Резолюция" , " Отметка о контроле" , " Подпись" , " Визы согласования документа" , " Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" , которые вносятся в электронную карточку документа в системе электронного документооборота в порядке, установленном разделом 5 настоящей Инструкции." ;

4) в разделе 5:

-в подразделе 5.1:

-пункт 5.1.1 изложить в следующей редакции:

"5.1.1. Документы в органы исполнительной власти доставляются почтовой, курьерской, фельдъегерской связью, передаются по факсу, электронной почте. Обмен документами в электронном виде между органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота." ;

-пункт 5.1.7 изложить в следующей редакции:

"5.1.7 Документы, поступившие в орган исполнительной власти, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией), проставленной в системе электронного документооборота и подписанной ЭЦП, направляются для исполнения или ознакомления.

В электронной карточке документа в системе электронного документооборота фиксируются дата и время внесения резолюции, дата и время первого просмотра документа исполнителем." ;

-пункт 5.1.9 изложить в следующей редакции:

"5.1.9. Руководитель органа исполнительной власти обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, а также контроль за их исполнением." ;

-абзац третий пункта 5.1.10 признать утратившим силу;

-пункт 5.1.12 изложить в следующей редакции:

"5.1.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает в соответствующем поле ЭК документа отметки о ходе исполнения документа (указывает даты промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), даты и результаты окончательного исполнения).";

- пункт 5.1.14 изложить в следующей редакции:

"5.1.14. Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках системы электронного документооборота." ;

-подраздел 5.2 изложить в следующей редакции:

" 5.2. Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде.

Исполнитель заводит в системе электронного документооборота электронную карточку проекта документа, присоединяет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта документа на визирование в соответствии с установленным порядком, на подпись руководителю органа исполнительной власти, на регистрацию. Визирование и подписание проекта документа производятся должностными лицами органа исполнительной власти в системе электронного документооборота с использованием ЭЦП.

При направлении на регистрацию подписанного проекта документа исполнитель в поле " Примечание" указывает почтовый адрес или рассылку.

Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонные электронные бланки размещаются в системе электронного документооборота и воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка письма органа исполнительной власти.

В случае необходимости направления адресату документа на бумажном носителе исполнитель после регистрации документа службой ДОУ в системе электронного документооборота распечатывает данный документ на бланке, проставляет регистрационный номер и дату, направляет копию электронного документа на бумажном носителе на подпись руководителю органа исполнительной власти.

Подписанный экземпляр документа на бланке направляется адресату. В системе электронного документооборота хранится оригинал электронного документа с ЭЦП должностных лиц, завизировавших и подписавших данный документ.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном виде между органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.

В электронной карточке в графе " Направления" делается отметка о времени и способе отправки документа.

При подготовке письма-ответа исполнитель обязан установить связность соответствующих карточек входящего документа и документа-ответа.

Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУ полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки), а также в необходимом количестве экземпляров.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.

Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию руководителя органа исполнительной власти.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, Губернатора и его заместителей, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.

Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке службой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки.

Необходимость использования фельдъегерской связи для отправки корреспонденции определяется руководителем Аппарата Администрации или его заместителем." ;

- в пункте 5.4.5 подраздела 5.4 слова "Управление информатики и телекоммуникаций Аппарата Администрации Смоленской области" заменить словами "Департамент Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде" ;

5) пункт 6.3.1 подраздела 6.3 раздела 6 изложить в следующей редакции:

"6.3.1. Аудиовидеозапись мероприятий, проводимых Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора, руководителем Аппарата Администрации, осуществляет областное государственное учреждение "Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий" по заявкам ответственных за их проведение." ;

6) приложение № 14 признать утратившим силу;

7) в приложениях № 17, 20 и 21 слова " Заместитель Губернатора - руководитель Аппарата" заменить словами " Руководитель Аппарата" .

2. Настоящий Указ вступает в силу с 1 апреля 2010 года.

                                                                            С.В. Антуфьев