АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 декабря 2020 года N 2468
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска
(с изменениями на 29 декабря 2023 года)
(в ред. постановлений Администрации г. Курска от 26.03.2021 N 180, от 13.09.2021 N 547, от 10.02.2022 N 83, от 16.02.2022 N 89, от 22.02.2022 N 99, от 11.03.2022 N 136, от 16.06.2022 N 357, от 11.07.2022 N 417, от 27.09.2022 N 605, от 17.10.2022 N 653, от 16.01.2023 N 14, от 23.10.2023 N 585, от 25.10.2023 N 598, от 07.12.2023 N 690, от 29.12.2023 N 761)
В целях упорядочения и совершенствования работы по организации делопроизводства в Администрации города Курска постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Курска (далее - Инструкция).
2. Руководителям отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска обеспечить строгое и неукоснительное соблюдение требований Инструкции, утвержденной настоящим постановлением.
3. Признать утратившими силу постановления Администрации города Курска:
от 17.01.2011 N 47 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска";
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города Курска Бастрикову Н.А.
5. Постановление вступает в силу с 1 января 2021 года.
Глава города Курска
В.Н.КАРАМЫШЕВ
Утверждена
постановлением
Администрации города Курска
от 24 декабря 2020 г. N 2468
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРСКА
(в ред. постановлений Администрации г. Курска от 26.03.2021 N 180, от 13.09.2021 N 547, от 10.02.2022 N 83, от 16.02.2022 N 89, от 11.03.2022 N 136, от 16.06.2022 N 357, от 11.07.2022 N 417, от 27.09.2022 N 605, от 17.10.2022 N 653, от 16.01.2023 N 14, от 23.10.2023 N 585, от 25.10.2023 N 598, от 07.12.2023 N 690, от 29.12.2023 N 761)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Курска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Курска документов.
Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, приказом Минкультуры России от 21.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказами Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", Уставом города Курска.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий (система электронного документооборота).
1.3. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами установлен специальными инструкциями Администрации города.
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в Администрации города Курска возлагается на комитет документационного, ресурсного обеспечения и автоматизации систем управления Администрации города Курска.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 25.10.2023 N 598)
Письма комитета документационного, ресурсного обеспечения и автоматизации систем управления Администрации города Курска по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в организации ведения делопроизводства обязательны для исполнения всеми сотрудниками Администрации города Курска, отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 25.10.2023 N 598)
1.5. В Администрации города Курска устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:
Прием всех документов, поступающих в Администрацию города Курска; регистрация документов, адресованных Главе города Курска, в том числе поступивших на сайт Администрации города Курска на имя Главы города Курска; контроль сроков исполнения документов; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов; хранение документов; оформление, регистрация, тиражирование и рассылка правовых актов Главы города Курска, Администрации города Курска осуществляется в отделе секретариата комитета документационного, ресурсного обеспечения и автоматизации систем управления Администрации города Курска (далее - отделе секретариата) (за исключением правовых актов по личному составу, оформление, регистрация, тиражирование и рассылка которых осуществляются в управлении муниципальной службы и профилактики коррупционных и иных правонарушений Администрации города Курска).
(в ред. постановлений Администрации г. Курска от 16.01.2023 N 14, от 25.10.2023 N 598)
Регистрация документов, адресованных первому заместителю, заместителям главы Администрации города Курска, осуществляется в соответствующих приемных.
Оформление и регистрация письменных поручений Главы города Курска, данных на еженедельных совещаниях осуществляется в отделе секретариата.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 16.01.2023 N 14)
Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, в том числе поступившим на сайт Администрации города Курска, осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан комитета документационного, ресурсного обеспечения и автоматизации систем управления Администрации города Курска (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 25.10.2023 N 598)
Работа по проведению юридической экспертизы проектов правовых актов, рассмотрению и адресации по принадлежности исполнителям корреспонденции из судебных органов ведется в правовом комитете Администрации города Курска (далее - правовой комитет).
Регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно в отраслевые, территориальные органы Администрации города Курска, осуществляется в отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска (далее - отраслевые и территориальные органы Администрации города).
(п. 1.5 в ред. постановления Администрации г. Курска от 16.06.2022 N 357)
1.6. Специалисты Администрации города Курска, отраслевых и территориальных органов несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей отраслевых и территориальных органов.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в отраслевых и территориальных органах Администрации города возлагается на их руководителей.
1.8. Руководитель отраслевого, территориального органа Администрации города Курска определяет структурное подразделение или сотрудника, на которого возлагается обязанность по организации и ведению делопроизводства в органе (далее - ответственный за ведение делопроизводства).
1.9. В случае утраты документов сотрудник, ответственный за делопроизводство, информирует руководителя отраслевого, территориального органа, председателя комитета документационного, ресурсного обеспечения и автоматизации систем управления, заместителя главы Администрации города Курска, курирующего данное направление работы, после чего организуется розыск документов, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 25.10.2023 N 598)
Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа его заверенной копией.
1.10. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации города Курска, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.11. При уходе специалиста в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому специалисту, определенному руководителем отраслевого или территориального органа.
1.12. Вновь принятые специалисты, деятельность которых связана с работой со служебными документами, должны быть ознакомлены руководителем с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
1.13. В случае реорганизации отраслевого, территориального органа сотрудники реорганизованного органа формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют их для последующей передачи по акту правопреемнику (органу, которому передаются функции реорганизованного органа), а в случае ликвидации - в архивный отдел комитета внутренней политики, Администрации города Курска (далее - архивный отдел).
(в ред. постановления Администрации г. Курска от 16.06.2022 N 357)
2. Термины и основные понятия
В настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и основные понятия:
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
