АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 17 января 2011 года N 47


Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска

____________________________________________________________________
Утратил силу с 01.01.2021 на основании постановления Администрации г. Курска от 24.12.2020 N 2468.
____________________________________________________________________

(с изменениями на 29 июля 2019 года)

(в ред. постановления Администрации г. Курска от 29.07.2019 N 1335)

В целях упорядочения и совершенствования работы по организации делопроизводства в Администрации города Курска постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Курска.

2. Руководителям отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска обеспечить строгое и неукоснительное соблюдение требований указанной Инструкции.

3. Признать утратившими силу постановления Администрации города Курска от 26.12.2009 N 199 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Курска", от 06.05.2009 N 456 "О внесении изменений в постановление Администрации города Курска от 26.02.2009 N 199".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города Курска Емельянова Ю.С.

5. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава Администрации
города Курска
Н.И.ОВЧАРОВ

Утверждена
постановлением
Администрации города Курска
от 17 января 2011 г. N 47

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРСКА

(в ред. постановления Администрации г. Курска от 29.07.2019 N 1335)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Курска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом города Курска, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в Администрации города Курска, отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска.

1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации города Курска и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, системы электронного документооборота.

На рабочих местах, подключенных к единой автоматизированной системе электронного документооборота (далее - ЕАСЭД), строго запрещается устанавливать (размещать) компьютерные игры и неслужебную информацию.

1.4. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на отдел делопроизводства управления делами Администрации города Курска (далее - отдел делопроизводства).

1.6. В Администрации города Курска устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:

в отделе делопроизводства управления делами осуществляется оформление, регистрация и рассылка правовых актов Администрации города Курска, прием всех документов, поступающих в Администрацию города Курска, регистрация документов, адресованных главе Администрации города Курска, обращений, поступивших на сайт Администрации города Курска, рассмотрение документов и направление их исполнителям по принадлежности вопросов, контроль сроков исполнения документов, отправка исходящих документов, информационно-справочная работа по прохождению документов, техническое оформление (печатание, ксерокопирование) документов и их хранение. Регистрация документов, адресованных первому заместителю, заместителям главы Администрации города Курска, осуществляется в соответствующих приемных;

в организационном отделе комитета организационной и кадровой работы осуществляется регистрация документов из органов государственной власти, обращений, запросов депутатов всех уровней, письменных поручений главы Администрации города Курска и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний при главе Администрации города Курска;

в отделе по работе с обращениями граждан управления делами осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;

в административно-правовом управлении ведется работа по проведению юридической экспертизы проектов правовых актов и учету судебных дел;

в отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно в отраслевые, территориальные органы Администрации.

1.7. Сотрудники Администрации города Курска и сотрудники территориальных и отраслевых органов Администрации города Курска несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей отраслевых, территориальных органов Администрации. В случае утраты документов немедленно докладывается руководителю отраслевого, территориального органа Администрации, начальнику управления делами, заместителю главы Администрации города Курска, курирующему данное направление работы. Составляется акт об утере документа.

1.8. Выдача копий ранее принятых правовых актов Администрации города Курска осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства с разрешения начальника управления делами.

1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому сотруднику по указанию руководителя отраслевого, территориального органа Администрации.

1.10. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем с настоящей Инструкцией.

1.11. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в отраслевых и территориальных органах Администрации города возлагается на их руководителей.

1.12. Руководитель отраслевого, территориального органа Администрации города Курска определяет сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

1.13. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации города Курска, закрепляются в их должностных инструкциях.

1.14. При смене руководителя отраслевого, территориального органа Администрации города Курска в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного материала к ним.

1.15. В случае ликвидации или реорганизации отраслевого, территориального органа Администрации города Курска сотрудники ликвидированного (реорганизованного) органа формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архивный отдел Администрации города Курска.

2. Документирование управленческой деятельности и основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства

2.1. Деятельность Администрации города Курска обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Курской области, Уставом города Курска, порядком разрешения вопросов, входящих в компетенцию Администрации, объемом и характером ее взаимоотношений с подчиненными организациями, а также органами государственной власти.

2.2. Документация общего делопроизводства в зависимости от места составления и назначения делится на документы:

поступающие в адрес Администрации города из органов государственной власти и управлений, от предприятий, организаций и других корреспондентов, имеющих статус юридического лица;

исходящие (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам), направляемые Администрацией города в адрес органов государственной власти и управлений, предприятий, организаций;

организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения), разрабатываемые Администрацией и ее отраслевыми, территориальными органами в целях документального отражения деятельности по реализации возложенных задач и функций;

по письменным и устным обращениям граждан.

2.3. Правовые документы (акты) имеют строгую регламентацию по отношению к кругу лиц, обладающих правом их подписи. Главой Администрации города Курска издаются следующие организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения Администрации города Курска. Утверждаются и подписываются: договоры, положения, уставы, акты, инструкции, правила, программы, сметы, нормативы, отчеты, протоколы, структура и штатная численность, штатные расписания и изменения к ним, тарифные ставки и другие документы, в которых конкретизируются основные вопросы деятельности Администрации, ее отраслевых, территориальных органов и подчиненных им учреждений, организаций и служб, а также их руководителей и сотрудников (приложение 1).

Руководители отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска издают приказы, распоряжения, постановления согласно положениям о данных органах.

2.4. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них, фиксируются в протоколах.

2.5. В процессе деятельности органов Администрации города Курска создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).

Для осуществления оперативных связей с другими предприятиями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы, телефонограммы.

2.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников, замещающих должности муниципальной службы, предоставления им отпусков оформляются распоряжения по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.

3. Общие требования к оформлению документа

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Администрации города Курска, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:

герб города;

наименование органа - Администрация города Курска Курской области;