Прием и отправка документов в Окружной администрации производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.
Прием, первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций, отправку корреспонденции осуществляет курьер. Приемными главы, заместителей главы осуществляется прием и обработка служебной переписки.
Обращения (запросы), поступившие в Окружную администрацию и адресованные должностным лицам в соответствии с их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами, которые несут установленную законодательством ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращения (запроса).
Требования к организации работы с документами определяются Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в Окружной администрации города Якутска, Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации города Якутска.