Служебные записки используются для внутренней переписки структурных подразделений Окружной администрации, подведомственных учреждений и предприятий.
Текст служебной записки состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема, указываются причины, послужившие основанием для составления служебной записки, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части высказывается основанная цель служебной записки, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Служебные записки по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В служебных записках используют следующие формы изложения:
1) от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);
2) от третьего лица единственного числа (Департамент имущественных и земельных отношений считает возможным; МКУ "Управление делами" не возражает);
3) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если документ оформлен на бланке должностного лица.
Служебная записка должна быть посвящена одному вопросу. Документ должен быть кратким, размер служебной записки - от одной до пяти страниц.
Содержание документа должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.
Текст служебной записки должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Документ должен быть корректным по форме, демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.
Служебные записки подписывает глава, заместители главы, руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий. Право подписи служебных писем закрепляется в Уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Служебные записки регистрируются исполнителем и отправляются адресату в СЭД "Дело".