Рассмотрение документа в Окружной администрации предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад руководству, подписание резолюции.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом, последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае, документ вновь представляется должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
Резолюции главы, заместителей главы оформляются на бланках установленного образца.
Бланк резолюции скрепляется с документом (на бумажном носителе). Резолюция может быть оформлена и на самом документе. Электронный вариант резолюции вносится руководителем в регистрационную карточку (РК) документа.
В состав резолюции входят следующие элементы:
1) исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
2) конкретное содержание поручения;
3) срок исполнения поручения.
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.
Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.
Резолюция на бумажном носителе подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение (подпись расшифровывается на бланке) и датируется.