(в ред. постановления Окружной администрации г. Якутска от 31.05.2021 N 155п)
Исходящие документы оформляются на бланках для писем. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности. При необходимости исходящие документы структурных подразделений Окружной администрации, не обладающих правами юридического лица, подписываются главой, заместителями главы или лицами, их официально замещающими. При направлении писем (в том числе ответов на запросы) в вышестоящие инстанции (Правительство РФ, РС(Я)) письма подписывает глава, по поручению главы - заместители главы в соответствии с полномочиями.
Проект письма главы должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и согласован в системе электронного документооборота.
При направлении исходящего письма в адрес Главы Республики Саха (Якутия), руководства Республики Саха (Якутия), министерств, ведомств, граждан (по обращениям, поступившим по ЕСЭД) проект письма должен быть направлен посредством ЕСЭД. Согласование письма производится в электронном виде, утвержденный главой проект заверяется ЭЦП для дальнейшего направления адресату посредством ЕСЭД.
При направлении письма в адрес федеральных органов власти, организаций и индивидуальных предпринимателей, граждан (при письменном обращении в Окружную администрацию, с доставкой нарочно) проект письма должен быть направлен посредством СЭД "Дело". Согласование письма производится в электронном виде, утвержденный главой проект распечатывается на официальном бланке и подписывается главой собственноручно.
В регистрационной карточке исходящего письма главы должны быть приложены:
1) сопроводительное письмо на имя главы о подписании проекта ответа;
2) проект ответа в формате Word;
3) при наличии - приложения к ответу;
4) при подготовке ответа на поступивший запрос исполнитель обязан оформить связку со входящим письмом (обращением) и с ранее отработанными служебными записками.
Проект исходящего письма главы должен быть согласован:
1. Руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку письма.
2. Советником главы.
3. Курирующим заместителем главы.
Отправка документов, подписанных главой городского округа "город Якутск" собственноручно, производится после их регистрации в СЭД "Дело". Отправка документов, заверенных ЭЦП, производится после их регистрации в ЕСЭД.